Система отдела аккредитаций и сертификатов

Каждая требуемая корпоративная аккредитация или профессиональная сертификация поступает карточкой в столбец «Аккредитация» с фиксацией выдающего органа, области сертификации и даты истечения. Ответственный за аккредитации раскладывает условия органа в столбце «Требования» на конкретные задачи: требуемые записи, часы обучения, сборы, оценочный визит — каждое требование с владельцем и сроком. Карточка переходит в «Документирование», где доказательства и требуемые файлы собираются в пакет подачи, затем «Подача» — при отправке органу и отработке его замечаний до выдачи. За достаточный срок до истечения карточка переходит в «Продление», и цикл требований начинается заново без перерыва; статус всех аккредитаций периодически сводится в «Отчёт».

Чат координирует сбор требований: запрос записи об обучении у подразделения, отработка замечания, поступившего от выдающего органа, предупреждение о приближающемся продлении критичного для работы сертификата сотрудника. Всё, связанное с решением о подаче или отказе от аккредитации, фиксируется на карточке с обоснованием.

«Расчёты» ведут деньги аккредитаций: сборы подачи и ежегодного продления каждому органу фиксируются со сроками наступления; сборы сертификатов сотрудников, оплачиваемые компанией, отслеживаются с учётом причитающейся с сотрудника доли по политике обязательного срока службы. Ни одна аккредитация не гаснет из-за того, что её сбор затерялся в потоке платежей.

Ответственный за аккредитации открывает доску утром и видит: что истекает в течение девяноста дней в «Продление», что ждёт замечаний органа в «Подача», чему не хватает документации. Задействованные подразделения подают свои требования в срок, потому что карточка ясно показывает, кто задерживает файл. Периодический «Отчёт» представляет руководству: наши действующие аккредитации, что приближается к истечению, что затянулось — одной картины достаточно для решения.