Система компании обслуживания зданий
Компании по эксплуатационному обслуживанию зданий: периодические контракты, ежедневные заявки и полевые технические бригады.
Заявка — карточка от приёма до выставления счёта: контролируемое время реакции и график профилактического обслуживания, объявленный клиентам.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая заявка поступает карточкой в «Заявка» — от клиента или из графика профилактического обслуживания — с фиксацией локации, описания и приоритета. Координатор заявок направляет подходящего техника, и карточка переходит в «Диагностика», где техник осматривает неисправность и определяет запчасти и ориентировочную стоимость, затем в «Ремонт» после согласия клиента, если ремонт вне контракта, далее в «Проверка клиентом», чтобы клиент убедился в устранении неисправности и прокомментировал карточку, и наконец «Закрытие и счёт» с выпуском счёта или списанием визита в счёт периодического контракта.
Чат координирует движение техников: координатор заявок передаёт адрес или спрашивает техника о запчасти в его машине, а техник поднимает фото «до и после» с объекта. Объявления несут клиентам график профилактического обслуживания: даты предстоящих плановых визитов по каждому объекту публикуются заранее, чтобы клиенты подготовили площадки, и любой официальный циркуляр об изменении тарифов контрактов или часов работы в сезоны и праздники.
Взаиморасчёты фиксируют оплату техников и запчасти по каждой заявке, и компания знает прибыльность каждого сервисного контракта в отдельности — контракт, съедающий запчасти и визиты, перепрашивается при продлении на основе задокументированных цифр. Координатор заявок следит за карточками «Заявка» и «Диагностика» ежечасно, потому что время реакции — мера удовлетворённости в контрактах, и любая аварийная заявка перескакивает очередь с ясной пометкой приоритета, которую видят все.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Координатор заявок
Принимает заявки и распределяет их между техниками по специализации и локации, следит за временем реакции на карточках «Заявка» и «Диагностика» и немедленно эскалирует аварии.
Полевые техники
Диагностируют неисправности и выполняют ремонты, прикрепляют фото «до и после» к карточке и документируют заменённые запчасти для выставления счёта.
Специалист по контрактам
Ведёт график профилактического обслуживания и публикует его даты в объявлениях, отслеживает удовлетворённость клиентов в «Проверка клиентом» и продления контрактов.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему обслуживания»
С сегодняшнего дня каждая заявка — карточка, движущаяся от приёма до закрытия и счёта, а наше время реакции видно всем на доске. Начните с регистрации сегодняшних заявок и действующих сервисных контрактов и опубликуйте график предстоящих профилактических визитов в объявлениях, чтобы клиенты подготовили площадки.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.