Система отдела корпоративных мероприятий
Команда, организующая внутренние и внешние мероприятия компании — от брифа до сведения затрат.
Каждое мероприятие — одна карточка: бриф, подготовка, подрядчики, проведение, оценка и стоимость — ни одна деталь не теряется.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждое мероприятие начинается карточкой в колонке «Бриф», которую пишет руководитель мероприятий: цель, ожидаемая аудитория, бюджет, дата и площадка. Карточка переходит в «Подготовку», где координаторы работают по чек-листам: бронирование, разрешения, техническое оснащение и кейтеринг, затем в «Подрядчики» — отслеживание договоров, поставок и их сроков на карточке. В день мероприятия карточка движется в «Проведение», и из неё ведётся полевой ран-шоу, после — в «Оценку» для сбора удовлетворённости гостей и замечаний команды, и закрывается в «Стоимости» сверкой фактических расходов с утверждённым бюджетом.
Чат — канал полевой координации в момент проведения: опоздавший поставщик или правка в программе мгновенно доходят до всей команды. Объявления достаются остальным сотрудникам: приглашения на внутренние мероприятия, напоминания и инструкции по участию выходят отсюда, а не из разрозненных сообщений.
Взаиморасчёты ведут деньги мероприятий конфиденциально: обязательства перед каждым подрядчиком и его выплаты, расходы мероприятия постатейно и остаток бюджета. Когда карточка доходит до «Стоимости», цифры готовы к сверке и закрытию — вместо сбора счетов спустя недели после мероприятия.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Руководитель мероприятий
Пишет бриф каждого мероприятия и утверждает его бюджет, проверяет оценку после проведения и визирует закрытие итоговой стоимости.
Координатор мероприятий
Ведёт карточку «Подготовки» с чек-листами бронирования, разрешений и оснащения, руководит полевым проведением в день мероприятия.
Координатор по подрядчикам
Принимает предложения подрядчиков, отслеживает заключение договоров и поставки в колонке «Подрядчики», записывает их начисления и выплаты во Взаиморасчётах.
Ответственный за отчёты и стоимость
Собирает цифры посещаемости и удовлетворённости в «Оценке», сверяет счета с бюджетом в «Стоимости» до закрытия карточки.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему корпоративных мероприятий»
С сегодняшнего дня каждое мероприятие ведётся здесь: карточка движется от «Брифа» до «Стоимости», полевая координация — в чате, а начисления подрядчиков — во Взаиморасчётах. Начните с внесения предстоящих мероприятий карточками в колонку «Бриф» с датами и бюджетами; приглашения и напоминания для сотрудников будут выходить через объявления этой системы.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.