Система отдела управления данными
Команды, управляющие качеством данных компании, их политиками, классификацией и соответствием закону о защите персональных данных.
Управление данными как ежедневная практика: утверждённые политики, измеренное качество, задокументированная классификация и доказанное соответствие требованиям конфиденциальности.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая политика данных — обмен, хранение, качество, доступ — поступает карточкой в столбец «Политика», где формулируется и утверждается до любой другой работы. Проблемы качества данных поступают карточками в «Качество»: дубликаты в записях клиентов, недостающие поля в системе, противоречивые данные между двумя системами — каждая проблема с источником, влиянием и владельцем устранения. Активы данных проходят «Классификация»: определяется уровень чувствительности каждого актива — публичный, внутренний, конфиденциальный или строго конфиденциальный — и к нему привязываются меры контроля доступа. Требования закона о защите персональных данных ведутся в «Соответствие»: реестры обработки, согласия физических лиц, запросы субъектов данных, оценки влияния. Состояние периодически сводится в «Отчёт», а долгосрочные меры остаются в «Отслеживание».
Форум — задокументированный совет по управлению данными: там обсуждаются единые определения данных, чтобы финансы и продажи сошлись на одном значении «активный клиент»; споры о владении между системами разрешаются задокументированными решениями; толкования требований конфиденциальности утверждаются как ориентир. Объявления доносят до компании каждую новую политику или существенное обновление — о политике обмена данными сотрудники не должны узнавать случайно.
«Расчёты» отслеживают деньги управления данными: сборы консалтинга и внешнего аудита соответствия, штрафы за нарушение конфиденциальности, если таковое случится, стоимость инструментов качества данных — всё привязано к своим карточкам, и реальная стоимость управления данными видна руководству.
Ответственный за управление данными владеет доской и еженедельно проверяет «Соответствие», ведь у запросов субъектов данных есть установленные законом сроки, не терпящие задержки; владельцы данных в подразделениях устраняют проблемы «Качество» в своей зоне и заверяют «Классификация» своих активов. Золотое правило: никакие новые данные не собираются и не передаются вовне, не пройдя через эту систему — политику, классификацию и соответствие.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Ответственный за управление данными
Владеет доской: руководит формулированием «Политика» и её утверждением, еженедельно проверяет «Соответствие», представляет периодический «Отчёт» руководству.
Владельцы данных в подразделениях
Устраняют проблемы «Качество» в зоне своих данных, заверяют «Классификация» своих активов и меры контроля доступа к ним.
Ответственный за защиту персональных данных
Ведёт карточки «Соответствие»: реестры обработки, запросы субъектов и оценки влияния в установленные законом сроки.
Координатор качества данных
Периодически измеряет показатели качества и поднимает проблемы карточками в «Качество» с источником и влиянием.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Единые определения и стандартыДокументирование согласованных между подразделениями определений данных — активный клиент, действующий сотрудник, актуальный продукт, — чтобы отчёты совпадали.
- Проблемы качества данныхОбсуждение повторяющихся проблем, их корневых причин и планов устранения от источника, а не ручной правкой.
- Толкования закона о защите данныхУтверждённые позиции по толкованию требований закона о защите персональных данных и их применению к нашим системам.
- Решения о владении даннымиРазрешение споров о владении между системами и подразделениями задокументированными решениями — кто вправе изменять, а кто просматривать.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Ни одна политика данных не действует без утверждения здесь и официального объявления — сложившийся обычай не политика. 2. У каждого актива данных есть объявленный владелец и задокументированный уровень классификации — актив без владельца обрабатывается как проблема в «Качество». 3. Запросы субъектов персональных данных регистрируются карточками в «Соответствие» в день поступления из-за установленных законом сроков. 4. Единые определения данных утверждаются на форуме, и ни одно подразделение не вправе принимать определение, противоречащее утверждённому. 5. Передача любых данных внешней стороне требует карточки, проходящей классификацию и соответствие до передачи.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему управления данными»
С сегодняшнего дня данные компании управляются объявленными политиками: каждая политика утверждается здесь и объявляется из этого канала, у каждой проблемы качества данных есть карточка и владелец, и никакие новые данные не собираются и не передаются вовне, не пройдя через эту систему — классификацию и соответствие. Первый шаг: прочитайте тему «Правила работы» на форуме и классифицируйте важнейшие активы данных ваших подразделений карточками в столбце «Классификация».
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.