Система компании по обслуживанию мероприятий
Компания event-гостеприимства, обслуживающая конференции и корпоративные торжества выездными бригадами и оборудованием.
От брифа клиента до концепции обслуживания, подготовки и проведения на площадке — до оценки и счёта.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждое мероприятие начинается карточкой в колонке «Бриф»: характер события, число гостей, бюджет, требуемый уровень сервиса и любые протокольные условия. В «Концепция обслуживания» выстраивается весь опыт гостеприимства — напитки, восточное угощение, десерты, формат подачи и униформа персонала — и утверждается клиентом письменно на карточке. Затем «Подготовка»: списки оборудования и расходников со склада, назначение бригады и супервайзера; в день мероприятия карточка живёт в «Проведение» с управлением сервисом на площадке до завершения. Затем удовлетворённость клиента документируется в «Оценка», а расчёт завершается в «Счёт».
Чат в день мероприятия связывает площадку со складом: гостей больше подтверждённого числа, экстренный протокольный запрос клиента или нехватка расходников, высылаемая немедленно, пока никто не заметил. Объявления — для директора по мероприятиям: события недели и распределение бригад и супервайзеров по ним, обновления пакетов обслуживания и принятые в компании правила униформы и протокола.
Расчёты ведут депозит клиента и остатки после мероприятия, оплату временного персонала по каждому мероприятию и закупки расходников, относимые на каждое событие, — рентабельность каждого мероприятия видна отдельно до закрытия месяца, и владелец знает, на каких типах мероприятий стоит сосредоточиться.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Директор по мероприятиям
Принимает крупные мероприятия и ведёт по ним переговоры, утверждает концепции обслуживания с клиентами, распределяет бригады через Объявления, проверяет рентабельность каждого мероприятия после его счёта.
Координатор брифов и клиентов
Принимает «Бриф» клиента и точно документирует его на карточке, отслеживает утверждение концепции, остаётся связующим звеном с клиентом до дня мероприятия.
Супервайзеры обслуживания
Ведут бригаду в «Проведение» в день мероприятия, управляют протоколом на площадке, решают непредвиденное в координации со складом через Чат.
Ответственный за подготовку и склад
Готовит оборудование и расходники в «Подготовка» по списку каждого мероприятия, принимает возвраты после него и сверяет их, оперативно обновляет остатки склада.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему event-обслуживания»
Каждое мероприятие у нас — карточка от «Бриф» до «Счёт»: утверждённая концепция, списки подготовки и распределение бригады задокументированы на ней. В день мероприятия Чат — горячая линия между площадкой и складом, распределение бригад объявляется здесь. Начните с регистрации мероприятий этого месяца.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.