Система бюро миграционных услуг и виз

Каждое досье начинается карточкой в «Документы клиента»: приём паспортов, дипломов и требуемых писем, проверка их полноты и сроков действия. Затем карточка переходит в «Подача», где аккредитованный менеджер готовит заявление и подаёт его в компетентный орган по официальным каналам. Карточка остаётся «В обработке» с ежедневным отслеживанием статуса заявления; любое замечание или запрос на досылку от ведомства фиксируется на карточке сразу по поступлении. При получении результата карточка переходит в «Решение» — одобрение, досылка или отказ с его причиной — и наконец в «Выдача»: клиент получает визу или вид на жительство, досье закрывается.

Чат — для быстрой внутренней координации: уведомить сотрудника сопровождения об ответе ведомства или запросить у клиента недостающий документ до срока подачи. Объявления — голос бюро для клиентов: любое изменение визовых и иммиграционных правил или сборов публикуется немедленно с практическими последствиями для текущих и новых досье — клиент знает свой статус, не дожидаясь звонка, и именно эти оповещения создают доверие к бюро.

Взаиморасчёты строго разделяют государственные сборы, уплаченные за клиента, и вознаграждение бюро и фиксируют по каждому досье, что клиент оплатил и что осталось. Аккредитованный менеджер ежедневно просматривает карточки «В обработке», выявляя досье, превысившие обычные сроки, и поручает сотрудникам сопровождения связаться с ведомствами — ни одно досье не теряется между подразделениями органа и ни один сбор не задерживается так, чтобы застопорить готовое досье.