Система отдела импорта и таможенного оформления

Каждая импортная операция начинается карточкой в столбце «Заявка» с данными иностранного поставщика, позиций, стоимости груза и способа отправки. При отгрузке товара карточка переходит в «Груз» с номером коносамента и ожидаемой датой прибытия. В «Документы» координатор импорта собирает требуемые бумаги — коммерческий инвойс, сертификат происхождения, упаковочный лист, сертификаты соответствия — и проверяет их полноту до прибытия груза, ведь недостающий документ означает простой и штрафы. По прибытии карточка переходит в «Оформление», где таможенный представитель ведёт процедуры декларирования и выпуска, затем «Приёмка» — при отправке груза на склад. Наконец, «Отчёт о себестоимости»: все расходы сводятся в реальную импортную себестоимость позиции.

Чат работает на протяжении всего пути груза: координация с экспедитором по срокам прибытия, срочный запрос поставщику о запоздавшем документе, уточнение у таможенного представителя причины задержки на таможне. Каждое существенное обновление также фиксируется на карточке, чтобы весь путь оставался задокументирован для последующей проверки.

«Расчёты» ведут импортные расходы конфиденциально: таможенные пошлины, сборы за оформление, перевозка, хранение и стоимость товара фиксируются по каждому грузу своевременно — координатор импорта и финансы знают накопленную стоимость каждой карточки до её закрытия в «Отчёт о себестоимости». Именно эту реальную себестоимость позже использует ценообразование.

Координатор импорта владеет карточкой от «Заявка» до «Документы» и не переводит её в «Оформление» без полного комплекта бумаг; таможенный представитель принимает её там и фиксирует этапы выпуска и уплаченные пошлины; завскладом подтверждает «Приёмка» сверкой количеств; финансы проверяют «Отчёт о себестоимости» и сверяют его с записанным в «Расчётах». Любой груз, неделю превышающий срок прибытия, сразу виден на еженедельном обзоре доски.