Система отдела контрактов с поставщиками

Каждый контракт с поставщиком поступает в систему карточкой в столбец «Контракт» с приложенным подписанным текстом, данными поставщика, суммой и сроком. Затем карточка переходит в «Условия», где извлекаются существенные обязательства — уровни сервиса, штрафы за просрочку, сроки поставки — и оформляются задачами отслеживания на карточке с датами наступления. Далее карточка остаётся в «Исполнение» весь срок контракта: каждое нарушение условия или выполненное обязательство фиксируется на ней с датой. За девяносто дней до окончания карточка переходит в «Продление» для переговоров о продлении либо в «Замена», если решено открыть конкурс заново. Наконец, она закрывается в «Отчёт» комплексной оценкой контракта и поставщика.

Чат — для быстрой координации между ответственным за контракты, закупками и юристами: вопрос о толковании пункта, предупреждение о приближающемся продлении, согласование встречи с нарушившим поставщиком. Решения — например, применить штраф или освободить от него — фиксируются на карточке контракта с обоснованием, чтобы не теряться в переписке.

«Расчёты» отслеживают деньги, связанные с контрактами: авансы при подписании, периодические платежи поставщику, наложенные на него штрафы — как дебиторку компании. Доступ только у ответственного за контракты и финансов — финансовая картина каждого контракта актуальна без обращения к отдельным файлам.

Ответственный за контракты еженедельно открывает столбец «Исполнение» и проверяет наступившие обязательства; юристы проверяют новые карточки «Условия» и заверяют корректность извлечения обязательств; закупки заблаговременно готовятся к карточкам «Замена», чтобы успеть провести альтернативный конкурс. Так слабый по исполнению контракт не продлевается автоматически, а важный контракт не заканчивается без готовой замены.