Комплексная система отдела закупок
Отделы закупок, управляющие заявками внутренних подразделений, предложениями поставщиков, контрактами и платежами.
Полный цикл закупки: от заявки подразделения до оценки поставщика — с задокументированными предложениями, прозрачными согласованиями и сверенными платежами.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая заявка на закупку поступает в систему карточкой в столбец «Заявка» с данными о позиции, количестве, технических характеристиках, подразделении-заказчике и требуемой дате. Закупщик принимает карточку и переводит её в «Предложения», где собирает не менее трёх коммерческих предложений от поставщиков и прикладывает их к карточке вместе с краткой сравнительной таблицей. Когда предложения собраны, карточка идёт в «Согласование» к руководителю закупок, который взвешивает цену, качество и надёжность и утверждает оптимальное предложение. Затем — «Закупка»: оформление заказа на поставку и отправка его поставщику. По прибытии груза карточка переходит в «Приёмка», где прикладываются акт приёмки и сверка, затем «Оплата» — пока финансы не оплатят счёт после трёхсторонней сверки заказа, приёмки и счёта. Наконец, карточка останавливается в «Оценка поставщика», где оценивается работа поставщика в этой сделке.
Чат — канал ежедневной координации: вопрос закупщика о неясной характеристике в заявке подразделения или быстрое уточнение с поставщиком срока поставки. А решения о выборе поставщиков с долгосрочным эффектом не остаются в чате — они документируются на форуме, особенно в крупных сделках: любой проверяющий позже должен понять, почему выбран именно этот поставщик.
Форум посвящает свои разделы оценке поставщиков и документированию решений о согласовании: у каждого поставщика — постоянная тема, в которой накапливаются оценки команды от сделки к сделке, и коллективный опыт превращается в корпоративную память, не уходящую с увольнением сотрудника. «Расчёты» ведут деньги с поставщиками конфиденциально: авансы и остатки задолженности по каждому поставщику видны только уполномоченным и сверяются с карточками «Оплата» перед любой выплатой.
Поток информации ясен: подразделение-заказчик подаёт заявку и не вмешивается в переговоры, закупщик ведёт карточку до столбца «Закупка», координатор приёмки фиксирует поступление, финансы закрывают цикл в «Оплата». Руководитель закупок еженедельно просматривает всю доску: карточки, зависшие в «Предложения» больше недели, заявки без согласования, поставщики, сорвавшие сроки, — и принимает решения по одной доске, а не по разрозненным отчётам.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Руководитель закупок
Утверждает предложения в столбце «Согласование», еженедельно просматривает доску в поисках зависших заявок, курирует оценки поставщиков на форуме.
Закупщики
Ведут карточку от «Заявка» до «Закупка»: уточняют характеристики у подразделений, собирают и прикладывают предложения, ведут переговоры с поставщиками и оформляют заказы на поставку.
Координатор приёмки
Фиксирует поступление грузов в столбце «Приёмка» актом приёмки и сверкой по количеству и качеству, немедленно сообщает закупщику о любом недовложении или повреждении.
Финансы
Сверяют счёт с заказом на поставку и актом приёмки перед выплатой, фиксируют авансовые и финальные платежи в «Расчётах» по каждому поставщику.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Оценка поставщиковПостоянная тема по каждому поставщику, где накапливаются оценки соблюдения сроков, качества и цены от сделки к сделке.
- Решения о согласованииДокументирование причин выбора одного предложения из нескольких в крупных закупках — почему этот поставщик и по каким критериям.
- Опыт поставокПроблемы поставок, задержки, недовложения и способы их решения — справочник команды перед работой с любым прежним поставщиком.
- Развитие процедур закупкиПредложения самой команды по улучшению цикла заявки, согласования и приёмки.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Никаких закупок вне системы: каждая заявка регистрируется карточкой в столбце «Заявка» независимо от суммы. 2. Карточка не переходит в «Согласование» без трёх приложенных предложений или задокументированного обоснования меньшего числа. 3. Решения о выборе поставщика в крупных сделках документируются на форуме — чат только для оперативной координации. 4. Никаких выплат без трёхсторонней сверки: заказ на поставку, акт приёмки и счёт; платёж сразу фиксируется в «Расчётах». 5. Каждый поставщик оценивается в столбце «Оценка поставщика» и в своей теме на форуме до закрытия карточки.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.