Система нотариального бюро
Нотариальные бюро с ежедневными сделками: договоры, доверенности и переоформление прав.
Нотариальное действие от записи на приём до архива: дисциплинированная проверка и ежедневный учёт сборов по мере поступления.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждое нотариальное действие начинается карточкой в «Запись на приём»: данные сторон, тип сделки — договор, доверенность или переоформление, — время визита и документы, которые нужно принести. При визите карточка переходит в «Проверка»: сверка личностей, правоспособности и полноты документов. В «Составление» нотариальный секретарь готовит текст договора или доверенности в соответствии с волей сторон и нормами закона и представляет его им. Затем «Удостоверение», где старший нотариус проводит зачтение, подписание и выдачу документа, и наконец «Выдача и архив»: стороны получают свои экземпляры, а запись сохраняется с реестровым номером.
Чат координирует рабочий день: подтвердить визит клиента, предупредить секретаря о прибытии опоздавшей стороны, запросить недостающий документ до приёма, чтобы клиент не пришёл зря. Объявления публикуют для клиентов часы работы и официальные уведомления — например, новые инструкции министерства юстиции по нотариальным процедурам или требования электронного переоформления, — чтобы клиент приходил с полным комплектом документов с первого визита.
Взаиморасчёты ежедневно фиксируют сборы по каждой сделке и разделяют государственные пошлины и вознаграждение бюро — старший нотариус видит выручку дня и месяца точно и без ручной сверки. Секретари перемещают карточки между колонками с каждым клиентом, а нотариус просматривает очередь «Удостоверение» перед каждой сессией и не ставит печать на сделку, пока на её карточке не завершены проверка и составление, — его печать — юридическая ответственность, которую не несёт на себе импровизация момента.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Старший нотариус
Проводит зачтение и удостоверение в колонке «Удостоверение», утверждает нестандартные формулировки договоров и просматривает реестр дня перед его закрытием.
Нотариальные секретари
Проверяют личности и документы в «Проверка», составляют договоры и доверенности и перемещают карточки между колонками с каждой сделкой.
Координатор записи
Ведёт график «Запись на приём», подтверждает визиты с клиентами и сообщает им требуемые документы, а также выполняет выдачу и архивирование после удостоверения.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему бюро»
С сегодняшнего дня каждая сделка — карточка, движущаяся от записи на приём до выдачи и архива, а все сборы регистрируются во Взаиморасчётах в день их поступления. Начните с регистрации приёмов этой недели карточками в графике записи и опубликуйте в объявлениях требования к документам по каждому типу сделки, чтобы клиенты видели их до визита.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.