Система объединения собственников комплекса
Объединения собственников жилых и коммерческих комплексов с общими сервисами и периодическими взносами.
Ежедневная эксплуатация комплекса, взносы объединения и решения собрания в одной системе, защищающей права собственников и документирующей голосования.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Задачи объединения распределены по пяти колонкам: «Ежедневная эксплуатация» — охрана, уборка и текущая работа, «Плановое обслуживание» — лифты, насосы и системы в их периодические сроки, «Взносы» — отслеживание выпуска периодических взносов и их сбора с собственников, «Решения собрания» — вопросы, выносимые на общее собрание: бюджеты и крупные контракты, и «Реализация» — то, что собрание утвердило и что исполняется на месте. Карточка переходит из колонки в колонку по мере завершения её этапа — утверждённое решение в «Решения собрания» превращается в исполнительную карточку с ответственным и сроком.
Взаиморасчёты хранят финансовую конфиденциальность собственников: взнос каждой единицы, что оплатил её владелец и что осталось, расходы объединения на зарплаты и сервисные контракты — видны только управляющему объединением и его бухгалтеру. Форум — площадка внутренней демократии: каждый вопрос, требующий голосования, выносится в раздел голосований с обоснованием и стоимостью, а решение собрания фиксируется окончательно и не теряется в чате. Чат — для быстрой координации между управляющим, комитетом и подрядчиками, а объявления — официальный канал объединения для собственников: приглашения на собрания, уведомления об обслуживании и плановых отключениях воды.
Управляющий объединением ежедневно ведёт доску и перемещает карточки, комитет собственников проверяет и утверждает то, что превышает его полномочия, а бухгалтер по взносам ведёт колонку «Взносы», проводит оплаты во Взаиморасчётах и преследует просрочивших официальными письмами. Ежеквартально из Взаиморасчётов выпускаются ведомости доходов и расходов и представляются собранию — собственник видит, куда ушли его взносы, и эта прозрачность — суть работы объединения.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Управляющий объединением
Ежедневно ведёт доску: распределяет задачи эксплуатации и обслуживания, перемещает карточки между колонками и исполняет утверждённые решения собрания в колонке «Реализация».
Комитет собственников
Проверяет бюджеты и крупные контракты, выносит вопросы на голосование на форуме и документирует решения собрания и протоколы его заседаний.
Бухгалтер по взносам
Выпускает периодические взносы и проводит оплату каждого собственника во Взаиморасчётах, отслеживает просрочивших и готовит ежеквартальные ведомости доходов и расходов.
Руководитель обслуживания и эксплуатации
Выполняет работы «Ежедневная эксплуатация» и «Плановое обслуживание» на месте, принимает заявки собственников из чата и закрывает их карточки после выполнения.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (5)
- Голосования и решения собранияКаждый вопрос, требующий утверждения собранием, выносится сюда со стоимостью и обоснованием, а результат голосования и финальное решение фиксируются в той же теме.
- Предложения поставщиков и подрядчиковСравнение предложений крупных сервисных и эксплуатационных контрактов до представления собранию — цены, гарантии и послужной список.
- Общие сервисыОбсуждение уровня уборки, охраны и ежедневной эксплуатации и предложений по их улучшению с текущими или альтернативными подрядчиками.
- Замечания и жалобы собственниковНесрочные замечания собственников по удобствам и сервисам — принятые превращаются в карточки на доске.
- Развитие комплексаИдеи улучшения общих удобств и повышения стоимости комплекса: внешние зоны, вывески, обновление входов и тому подобное.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1) У каждой задачи эксплуатации или обслуживания есть карточка на доске с ответственным и сроком — никакой работы устно. 2) Ни один расход свыше полномочий управляющего не исполняется без задокументированного решения в разделе «Голосования и решения собрания». 3) Взносы собственников и их счета — только во Взаиморасчётах, доступ к которым есть лишь у управляющего и бухгалтера. 4) Результат каждого голосования записывается в его теме на форуме в день утверждения, и под него создаётся карточка в «Реализация». 5) Официальные уведомления собственникам публикуются в объявлениях, а не ограничиваются чатом. 6) Просрочившим оплату направляются официальные поэтапные письма, документируемые на карточке их единицы.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему объединения»
Эта система — способ работы объединения с сегодняшнего дня: эксплуатация и обслуживание — карточки на доске, взносы собственников — во Взаиморасчётах с полной конфиденциальностью, а каждое решение, требующее голосования собрания, выносится на форум и документируется там. Первый шаг: проверьте ведомость текущих взносов и зарегистрируйте действующие эксплуатационные контракты. Приглашения на собрания и официальные уведомления собственникам публикуются в этом канале.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.