Система компании управления недвижимостью
Управляющие недвижимостью, обслуживающие портфели нескольких владельцев: аренда, обслуживание и сбор платежей.
Каждая единица — живое досье, движущееся от вакантности к сдаче, сбору и продлению, с отслеживанием обслуживания и расходов по каждому объекту.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждая единица в портфеле управляется карточкой, проходящей полный цикл: она начинается в «Свободна» при освобождении, переходит в «Предложение» сразу после публикации и начала приёма показов, затем в «Сдана» сразу после подписания договора и передачи ключа. Пока договор действует, карточка проходит через «Обслуживание» при каждой заявке и возвращается в «Сдана» после ремонта, а за 90 дней до конца договора переходит в «Продление» для переговоров с арендатором — и либо возвращается сданной с новым договором, либо переходит в «Выселение» для приёмки единицы, её осмотра и возврата в вакантность.
Взаиморасчёты — финансовая книга портфеля: ежемесячно начисляемая аренда по каждому договору, что из неё собрано и что просрочено, а расходы на обслуживание и комиссии проводятся на объект, на который они потрачены, — управляющий портфелем знает чистый доход каждого объекта и процент собираемости без обращения к книгам владельца. Чат — канал быстрых заявок: сообщение о протечке от арендатора или согласование времени показа, а объявления используются для официальных напоминаний арендаторам о датах: сроки оплаты, общие работы по обслуживанию и уведомления о выселении.
Работа трёх ролей сходится на одной карточке: агент по сдаче ведёт единицу из «Предложение» в «Сдана» и вносит данные арендатора, бухгалтер по сбору следит за колонкой «Сдана», проводит платежи во Взаиморасчётах и напоминает о просрочивших, а координатор обслуживания принимает заявки из чата и открывает карточку в «Обслуживание» до её закрытия. Управляющий портфелем открывает доску утром и одним взглядом видит заполняемость, просрочки и открытые заявки, а каждому владельцу поднимает ежемесячный отчёт о его объекте.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Управляющий портфелем
Курирует всю доску, показатели заполняемости и собираемости, утверждает новые договоры аренды и поднимает ежемесячные отчёты владельцам о работе их объектов.
Агент по сдаче
Ведёт единицы в колонках «Свободна» и «Предложение»: координирует показы, ведёт переговоры с арендаторами и переводит карточку в «Сдана» после подписания договора и передачи.
Координатор обслуживания
Принимает заявки из чата и открывает их карточки в «Обслуживание», распределяет техников и ведёт ремонт до закрытия карточки и возврата единицы в её состояние.
Бухгалтер по сбору
Проводит начисленную и собранную аренду во Взаиморасчётах по каждому объекту, отслеживает просрочивших и эскалирует взыскания, регистрирует расходы на обслуживание на их объекты.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему управления портфелем»
С сегодняшнего дня каждая единица под нашим управлением — карточка на этой доске, движущаяся от «Свободна» до «Продление» или «Выселение», а каждый входящий или исходящий рубль проводится во Взаиморасчётах на свой объект. Первый шаг: зарегистрируйте вакантные единицы и действующие договоры полностью в течение этой недели, чтобы картина сложилась. Срочные заявки арендаторов — в чате, а официальные уведомления им публикуются здесь, в объявлениях.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.