Система отдела связей с общественностью
Команда, управляющая медиаобразом компании: мониторинг, истории, пресс-релизы, рассылка и публикации.
От мониторинга упоминаний о компании до ежемесячного отчёта руководству — полностью задокументированный PR-цикл.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
В колонке «Мониторинг» собираются карточки того, что говорят о компании, отрасли и конкурентах, и возможностей медийного появления; ответственный за мониторинг ежедневно поднимает их с источниками. История, пригодная к публикации, переходит в «Историю», где выстраивается её угол и собираются материалы, затем в «Релиз» — журналистская стилистика пресс-релиза или новости и его утверждение директором по связям с общественностью до выхода. После утверждения карточка переходит в «Рассылку», где координатор по СМИ отправляет её списку журналистов и отслеживает отклики, затем в «Публикации» для фиксации вышедшего со ссылками, а итоги месяца собираются в «Ежемесячном отчёте» для руководства.
Чат — для быстрой координации и срочных согласований, особенно в чувствительных ситуациях, не терпящих ожидания. Форум — задокументированная память отдела: банк готовых историй, архив публикаций со ссылками и фиксация прошлых кризисов с тем, как они решались, чтобы команда могла к этому вернуться.
Информация движется вверх и вниз: ответственный за мониторинг поднимает важное карточками, автор превращает их в истории и релизы, координатор по СМИ ведёт рассылку и отношения с журналистами, а директор по связям с общественностью утверждает каждый релиз до выхода и представляет ежемесячный отчёт. Ни один релиз не выходит без утверждения, ни одна публикация не теряется без фиксации.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Директор по связям с общественностью
Утверждает каждый релиз до рассылки, определяет приоритеты историй по итогам мониторинга, представляет ежемесячный отчёт руководству.
Автор медиаконтента
Превращает истории в пресс-релизы и новости журналистским языком в колонке «Релиз», готовит сопутствующие материалы к каждой карточке.
Координатор по СМИ
Ведёт список журналистов, рассылает релизы и отслеживает отклики в «Рассылке», фиксирует публикации и ссылки на карточках.
Ответственный за мониторинг
Ежедневно отслеживает публикации о компании, конкурентах и отрасли, поднимает важное карточками в колонку «Мониторинг» с источниками и первичной оценкой значимости.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
Разделы форума (4)
- Банк историйИстории и медиаповоды, пригодные к публикации, собранные из отделов компании, — автор обращается сюда, когда нужен материал.
- Архив публикацийЗначимые публикации, задокументированные со ссылками и контекстом, — источник при подготовке отчётов или ответе на запрос.
- Кризисы и ситуацииФиксация чувствительных медиаситуаций: что произошло, как мы действовали и какой урок извлечён.
- МедиасвязиЗаметки о журналистах и площадках, с которыми мы работаем, и о том, какие материалы подходят каждой из них.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Ни один релиз не уходит в СМИ без утверждения директора по связям с общественностью, зафиксированного на его карточке. 2. Каждая публикация фиксируется со ссылкой в колонке «Публикации» в течение дня с момента выхода. 3. Чувствительные ситуации обсуждаются в чате ради скорости, затем решение фиксируется в разделе форума «Кризисы и ситуации». 4. Ежедневный мониторинг обязателен каждое утро — достойное поднимается карточкой, остальное архивируется. 5. Ежемесячный отчёт подаётся в срок, даже если месяц был тихим, — сама тишина тоже результат, который стоит отметить.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.