Система охранной компании
Охранные компании, управляющие множеством объектов с круглосуточными сменами.
Эксплуатация охраняемых объектов со сменами и обходами, документирование инцидентов, периодические отчёты клиенту и выставление счетов по контракту.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждый объект клиента — материнская карточка, которая начинается в колонке «Объект» с фиксацией данных объекта, требуемого числа охранников и специальных инструкций объекта. Ежедневная работа вращается вокруг следующих колонок: «Смена» — документирование сдачи и приёма каждой смены и подтверждение присутствия охранников; «Обход» — регистрация обходов охранников или супервайзеров с их временем и замечаниями. При любом происшествии создаётся карточка «Инцидент»: записывается, что случилось, кто присутствовал, принятые меры и какие органы уведомлены. Периодически записи сводятся в «Отчёт», поднимаемый клиенту со сводкой смен, обходов и инцидентов, затем «Счёт» — ежемесячная фактура контракта.
Чат — для мгновенной координации, не терпящей промедления: закрытие смены отсутствующего охранника, эскалация инцидента с объекта администрации, указание супервайзера посту охраны. «Объявления» — официальный голос администрации: общие инструкции безопасности для всех объектов, дисциплинарные предупреждения, циркуляры об обновлении процедур работы с посетителями или чрезвычайными ситуациями. В «Расчётах» конфиденциально фиксируются зарплаты охранников и супервайзеров, задолженности клиентов и любые удержания или договорные штрафы.
Охранник фиксирует свои обходы и инциденты своевременно; супервайзер объекта пересматривает записи своей смены и эскалирует администрации заслуживающее; ответственный за отчёты собирает данные месяца из карточек «Смена», «Обход» и «Инцидент» и готовит отчёт клиента до выставления счёта — ни одна фактура не выставляется без полного отчёта, доказывающего качество услуги.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Директор по операциям
Контролирует все объекты и смены, разбирает эскалированные инциденты, проверяет ежемесячные отчёты клиентам до их утверждения и приложения к счетам.
Супервайзеры объектов
Управляют сменами своих объектов: подтверждение присутствия, сдача и приём смен, проверка обходов, первая реакция на любой инцидент и его эскалация при необходимости.
Охранники
Выполняют смены и обходы по инструкциям объекта, фиксируют обходы и инциденты на карточках сразу по факту, а не в конце смены.
Ответственный за отчёты и счета
Собирает записи месяца из колонок и готовит периодический отчёт клиента, выставляет фактуры и фиксирует зарплаты и задолженности в «Расчётах».
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему охранной компании»
С сегодняшнего дня наши объекты и смены управляются с этой доски: каждая смена сдаётся и принимается с документированием, каждый обход фиксируется с его временем, каждый инцидент записывается с принятыми мерами сразу по факту. Ни один инцидент не передаётся устно и не теряется — что не записано, того не было. Начните с регистрации объектов и графиков смен; инструкции безопасности и официальные циркуляры будут приходить вам через объявления здесь.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.