Система отдела закупки услуг

Каждая потребность в услуге — регламентное обслуживание, клининг, консультация, подряд — поступает карточкой в столбец «Заявка», где подразделение-заказчик описывает требуемый объём работ, место выполнения и ожидаемую длительность. Закупщик услуг переводит её в «Предложения» для сбора предложений исполнителей со сравнением не только по цене, но и по опыту, кадрам и срокам. После выбора карточка идёт в «Контракт»: формулируются объём работ, уровни сервиса и условия оплаты, и контракт подписывается. Затем «Выполнение» — на весь период оказания услуги с периодическим задокументированным контролем на карточке. По завершении работ карточка переходит в «Приёмка», где подразделение-потребитель осматривает результат и подписывает акт приёмки, затем «Оценка» — фиксация работы исполнителя, и наконец «Выставление счёта» для выплаты.

Чат координирует ежедневное выполнение: время прибытия бригады обслуживания, вопрос исполнителя о подготовке площадки, сообщение подразделения-потребителя о недочётах во время выполнения. Замечания, влияющие на приёмку или оплату, фиксируются на карточке, а не в переписке.

«Расчёты» ведут деньги услуг: аванс при подписании, платежи, привязанные к этапам выполнения, удерживаемый финальный остаток до приёмки — всё фиксируется на исполнителе и сверяется с актами приёмки перед выплатой. Никакой финальной выплаты, пока карточка услуги в «Приёмка» не подписана подразделением-потребителем.

Закупщики услуг владеют карточкой от «Заявка» до «Контракт»; подразделение-потребитель отслеживает «Выполнение», фиксирует замечания и подписывает «Приёмка» после фактического осмотра, а не на доверии. Оценка в столбце «Оценка» строит репутационный реестр исполнителей: кого приглашать к следующему конкурсу, а кого исключить. Финансы выплачивают в «Выставление счёта» только по полному комплекту документов.