Система летнего детского клуба

Сезон открывается карточками «Регистрация» на каждого ребёнка с его данными, возрастом, состоянием здоровья, номерами экстренной связи и уполномоченным на получение — информация о получении вопрос безопасности, а не администрации. Карточка переходит в «Программа», где ребёнок зачисляется в свою возрастную категорию и программу его дней; затем команда ежедневно работает в «Ежедневные активности», где документируются проведённые активности, посещаемость и вовлечённость детей и любые поведенческие замечания, важные супервайзерам. В колонку «Безопасность» попадает любая карточка при инциденте, каким бы малым он ни был: царапина, ссора или подъём температуры — происшествие, принятая мера и уведомление родителей документируются до возврата карточки в её русло. Периодически готовятся карточки «Отчёт», резюмирующие неделю ребёнка и передаваемые его семье, и всё завершается «Закрытие сезона» для архивации и оценки всего сезона.

Чат — между супервайзерами и директором клуба: координация активности, запрос материалов или немедленная эскалация случая безопасности — в тонких детских вопросах минуты решают. Объявления — для всего клуба: расписание поездок и особых мероприятий, инструкции по одежде и материалам и погодные предупреждения для уличных активностей.

Расчёты ведут сезонные взносы, авансы и платные дополнительные активности вроде поездок, конфиденциально разделяя расчёт каждой семьи, — директор клуба знает показатели сбора до середины сезона, а не после его конца.