Система отдела аудита поставщиков
Команды, периодически оценивающие поставщиков компании: выездные проверки, замечания, корректирующие меры и решения о продолжении сотрудничества.
Методичный аудит поставщиков: годовой план, задокументированные визиты, корректирующие меры и решение о продолжении на основе доказательств.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Цикл начинается с карточек в столбце «План»: охваченные аудитом года поставщики, критерии оценки и дата каждого визита. В срок карточка переходит в «Визит»: аудиторы посещают объект поставщика и заполняют чек-лист — качество, безопасность, нормативное соответствие, финансовая устойчивость — и прикладывают доказательства и фотографии. Каждый выявленный недостаток фиксируется в «Замечания» с классификацией по критичности. Затем карточка идёт в «Меры»: от поставщика требуется корректирующий план с конкретными сроками, и его выполнение отслеживается. По истечении срока карточка переходит в «Оценка» для подсчёта итогового балла, и наконец «Решение о продолжении»: продолжение без условий, условное продолжение или прекращение сотрудничества.
Форум — корпоративная память аудита: результаты каждого визита публикуются в теме поставщика, корректирующие меры отслеживаются открыто между качеством и закупками, решения о продолжении и прекращении документируются с обоснованиями. Когда через год кто-то спросит, почему мы остановили поставщика, он найдёт полную историю, а не разрозненные воспоминания.
Поток информации строг: аудиторы поставщиков проводят визиты и подают замечания, качество заверяет классификацию критичности и отслеживает корректирующие меры, закупки присутствуют при результатах, ведь решение о прекращении означает поиск замены до разрыва поставок. Ни одно решение о продолжении или прекращении не принимается на мимоходном совещании — каждое строится на карточке, прошедшей все этапы, и документируется на форуме.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Аудиторы поставщиков
Проводят выездные визиты, заполняют чек-листы и прикладывают доказательства и замечания к карточкам.
Ответственный за качество
Заверяет классификацию критичности замечаний, отслеживает корректирующие меры в столбце «Меры» до закрытия.
Ответственный за закупки
Присутствует при результатах оценки и готовится к решениям о прекращении, обеспечивая альтернативных поставщиков до разрыва поставок.
Директор по цепочке поставок
Утверждает годовые планы аудита и подписывает задокументированные на форуме решения о продолжении и прекращении.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
Разделы форума (4)
- Результаты аудитовПостоянная тема по каждому поставщику с результатами визитов и оценок за годы — накопительная история работы.
- Корректирующие мерыОтслеживание корректирующих планов поставщиков: что выполнено, что просрочено, и доказательства закрытия.
- Решения о продолжении и прекращенииДокументирование каждого решения с обоснованием и результатом оценки, на котором оно построено.
- Методология аудитаРазвитие чек-листов и критериев оценки на основе того, что выявляют реальные проверки.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1. Ни один критический поставщик не работает год без задокументированного аудиторского визита с завершённой карточкой. 2. Каждое замечание классифицируется по критичности и снабжается доказательствами в «Замечания» до предъявления поставщику любого требования. 3. У корректирующих мер есть конкретные сроки на карточке — двукратная просрочка поставщика означает эскалацию в «Решение о продолжении». 4. Решения о продолжении и прекращении документируются на форуме с обоснованиями и результатом оценки и не принимаются на незадокументированных совещаниях. 5. Закупки уведомляются о решении о прекращении сразу после его документирования, чтобы обеспечить замену до разрыва поставок.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.