Система управления имуществом вакуфа
Попечители вакуфов, управляющие недвижимыми активами с благотворительной целью и обязанные прозрачностью перед надзорными органами.
Эксплуатация активов вакуфа, их доходов и расходов по условиям вакуфа — с периодической отчётностью надзорному органу и задокументированными решениями.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Управление вакуфом ведётся на пяти колонках: «Эксплуатация» — сдача в аренду, обслуживание и ежедневная заполняемость каждого актива вакуфа, «Доходы» — отслеживание сбора арендных платежей и поступлений и их начислений, «Расходы по условиям» — расходы, привязанные к уставным статьям вакуфа: от обслуживания актива до установленных благотворительных направлений, «Периодический отчёт» — подготовка отчётов, подаваемых надзорному органу, и «Проверка» — утверждение попечителя или совета попечителей до отправки. Каждая карточка несёт актив, к которому относится, чтобы картина каждого вакуфа складывалась отдельно.
Взаиморасчёты применяют принцип вакуфных проводок: каждый доход проводится на свой актив и каждый расход — на свою уставную статью, так виден чистый доход каждого вакуфа, что из него израсходовано и что осталось, — и это суть вакуфной прозрачности. Форум документирует решения попечителя и совета попечителей: инвестиция излишка, долгосрочная аренда, крупное обслуживание — что решено, почему и на основании какого документа. Чат — для ежедневной координации с арендаторами и подрядчиками, а объявления — для официальных сообщений вроде сроков подачи отчётов и решений совета.
Попечитель утверждает расходы и проверяет отчёты в колонке «Проверка» до их подачи, бухгалтер вакуфа проводит доходы и расходы по их статьям во Взаиморасчётах и готовит проекты периодических отчётов, а руководитель объектов ведёт колонку «Эксплуатация» — аренду и обслуживание. При каждом периодическом отчёте цифры Взаиморасчётов переносятся в карточку отчёта, и отчёт уходит надзорному органу построенным на реальных проводках, а не на последующей сборке.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Попечитель
Утверждает расходы по условиям вакуфа, проверяет периодические отчёты в «Проверка» до подачи надзорному органу и документирует свои крупные решения на форуме.
Бухгалтер вакуфа
Проводит доходы и расходы по их уставным статьям во Взаиморасчётах, готовит проекты периодических отчётов из реальных проводок и отслеживает начисления аренды.
Руководитель объектов вакуфа
Ведёт колонку «Эксплуатация»: сдача единиц, работа с арендаторами и надзор за обслуживанием, поднимает попечителю то, что требует решения.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Решения попечителя и советаДокументирование крупных решений управления вакуфом — долгосрочная аренда, существенное обслуживание, инвестиция излишка — с их документами и причинами.
- Направления и условия вакуфаОбсуждение соблюдения уставных условий учредителя и запросов разъяснений, поднимаемых надзорному органу, и поступающих ответов.
- Отчёты надзорного органаОтслеживание требований надзорного органа к отчётам, его замечаний к прошлым отчётам и планов их отработки.
- Развитие активов вакуфаПредложения по повышению доходности вакуфов: развитие изношенных активов, смена арендных моделей и связанные ТЭО.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1) Никакого расхода вне условий учредителя: каждый расход проводится на свою уставную статью во Взаиморасчётах, а его основание документируется на карточке. 2) Доход каждого актива проводится в день его сбора и не смешивается с доходом другого актива. 3) Крупные решения — долгосрочная аренда, существенное обслуживание или инвестиция излишка — документируются в разделе «Решения попечителя и совета» до исполнения. 4) Периодический отчёт строится из проводок Взаиморасчётов и представляется в «Проверка» минимум за неделю до подачи. 5) Замечания надзорного органа регистрируются на форуме, и для их отработки создаются карточки с ответственным и сроком. 6) Официальные объявления арендаторам выпускаются в модуле объявлений, а не индивидуальными сообщениями.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему управления вакуфом»
С сегодняшнего дня активы вакуфа управляются на этой доске: эксплуатация, доходы и расходы — карточки, каждый рубль проводится во Взаиморасчётах на свою уставную статью, а решения попечителя и совета документируются на форуме. Первый шаг: регистрация активов вакуфа и проводок их текущих доходов. Периодические отчёты готовятся из этих проводок напрямую — с сегодняшнего дня ни одной проводки вне системы.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.