ระบบสำนักงานบริการตรวจคนเข้าเมืองและวีซ่า

ทุกคำขอเป็นการ์ดที่เริ่มใน “เอกสารลูกค้า” ด้วยรับหนังสือเดินทาง คุณวุฒิ และหนังสือที่ต้องการ แล้วตรวจความครบถ้วนและความถูกต้อง จากนั้นย้ายไป “ยื่นคำขอ” ซึ่งผู้จัดการที่ได้รับแต่งตั้งเตรียมคำขอและยื่นต่อหน่วยงานที่รับผิดชอบผ่านช่องทางทางการ การ์ดอยู่ใน “อยู่ระหว่างดำเนินการ” พร้อมติดตามสถานะคำขอทุกวันและบันทึกข้อสังเกตหรือคำขอเอกสารเพิ่มเติมจากหน่วยงานบนการ์ดทันทีที่ได้รับ เมื่อผลออก การ์ดย้ายไป “ผลพิจารณา” — อนุมัติ ขอเอกสารเพิ่ม หรือปฏิเสธพร้อมเหตุผล — และสุดท้าย “ส่งมอบ” ด้วยส่งวีซ่าหรือใบอนุญาตพำนักให้ลูกค้าและปิดคำขอ

แชทใช้ประสานงานภายในที่รวดเร็ว: เตือนเจ้าหน้าที่ติดตามว่ามีคำตอบจากหน่วยงานเข้ามา หรือขอเอกสารที่ขาดจากลูกค้าก่อนถึงกำหนดยื่น ประกาศคือเสียงของสำนักงานถึงลูกค้า: การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในกฎวีซ่า ใบอนุญาตพำนัก หรือค่าธรรมเนียมจะถูกเผยแพร่ทันทีพร้อมผลกระทบจริงต่อคำขอที่ดำเนินอยู่และคำขอใหม่ ลูกค้าจึงรู้สถานะของตนโดยไม่ต้องรอสายโทรศัพท์ — และการเตือนเหล่านี้เองคือเหตุที่ลูกค้าไว้วางใจสำนักงาน

ยอดค้างชำระแยกอย่างชัดเจนระหว่างค่าธรรมเนียมราชการที่ชำระแทนลูกค้ากับค่าบริการของสำนักงาน และบันทึกสิ่งที่ลูกค้าชำระแล้วและยอดคงค้างของแต่ละคำขอแยกกัน ผู้จัดการที่ได้รับแต่งตั้งทบทวนการ์ดใน “อยู่ระหว่างดำเนินการ” ทุกวันเพื่อตรวจหาคำขอที่เกินระยะเวลาปกติและมอบหมายเจ้าหน้าที่ติดตามให้ติดต่อหน่วยงาน จึงไม่มีคำขอใดหล่นหายระหว่างฝ่ายของหน่วยงาน และไม่มีค่าธรรมเนียมค้างชำระจนคำขอที่พร้อมต้องสะดุด