Kurumsal Etkinlik Departmanı Sistemi
Şirketin iç ve dış etkinliklerini brief'ten maliyet kapanışına kadar organize eden bir ekip.
Her etkinlik tek bir kart: brief, hazırlık, tedarikçiler, uygulama, değerlendirme ve maliyet — hiçbir ayrıntı kaybolmaz.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Her etkinlik, etkinlik müdürünün yazdığı bir kartla "Brief" sütununda başlar: hedef, beklenen katılım, bütçe, tarih ve mekan. Ardından koordinatörlerin kontrol listeleri üzerinde çalıştığı "Hazırlık" sütununa geçer: rezervasyon, izinler, teknik donanım ve ikram. Sonra sözleşmelerin, teslimatların ve tarihlerinin kart üzerinde takip edildiği "Tedarikçiler" sütununa geçer. Etkinlik günü kart "Uygulama" sütununa taşınır ve saha operasyon listesi buradan yönetilir; ardından katılımcı memnuniyeti ve ekip notlarının toplandığı "Değerlendirme"ye geçer ve fiili harcamanın onaylı bütçeyle mutabakatının yapıldığı "Maliyet" sütununda kapanır.
Sohbet, uygulama anındaki saha koordinasyon kanalıdır — geciken bir tedarikçi veya akış programındaki bir değişiklik tüm ekibe anında ulaşır. Duyurular ise diğer çalışanlara ulaşır: iç etkinlik davetleri, hatırlatmalar ve katılım talimatları dağınık mesajlardan değil buradan çıkar.
Hakedişler, etkinlik bütçesini gizlilikle yönetir: her tedarikçinin hakedişi ve ödemeleri, etkinliğin kalem kalem giderleri ve bütçesinden kalan tutar. Kart "Maliyet" sütununa ulaştığında rakamlar mutabakat ve kapanış için hazırdır — etkinliğin bitiminden haftalar sonra fatura toplamak yerine.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Etkinlik Müdürü
Her etkinliğin brief'ini yazar ve bütçesini onaylar; uygulama sonrası değerlendirmeyi inceler ve nihai maliyet kapanışını tasdik eder.
Etkinlik Koordinatörü
"Hazırlık" kartını rezervasyon, izin ve donanım kontrol listeleriyle yönetir ve etkinlik günü saha operasyonunu yönetir.
Tedarikçi Koordinatörü
Tedarikçi tekliflerini alır, sözleşme ve teslimatı "Tedarikçiler" sütununda takip eder; hakedişlerini ve ödemelerini Hakedişler'e kaydeder.
Raporlama ve Maliyet Sorumlusu
"Değerlendirme"de katılım ve memnuniyet rakamlarını toplar; kart kapanmadan önce "Maliyet"te faturaları bütçeyle mutabık kılar.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Karşılama duyurusu: «Kurumsal Etkinlik Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren her etkinlik burada yönetilir: "Brief"ten "Maliyet"e ilerleyen bir kart, saha koordinasyonu Sohbet'te ve tedarikçi hakedişleri Hakedişler'de. Yaklaşan etkinlikleri tarihleri ve bütçeleriyle "Brief" sütununa kart olarak girerek başlayın; çalışan davetleri ve hatırlatmaları bu sistemin Duyurular'ı üzerinden yayınlanacaktır.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.