Dijital Ajans Sistemi
Müşterilerine web siteleri, uygulamalar ve dijital pazarlama sunan dijital ajanslar.
Müşteriye sunulan tekliften üretim ve teslime, sonra aylık bakım sözleşmesine — belgelenen notlarla eksiksiz müşteri döngüsü.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Her fırsat, müşteri yöneticisinin teknik ve mali teklifi hazırladığı “Teklif”te bir kart olarak başlar; müşterinin imzasından sonra “Üretim”e geçer ve iş, kart üzerindeki alt görevlerle tasarımcılar, geliştiriciler ve içerik üreticilerine dağıtılır. İlk sürüm tamamlanınca kart, müşterinin notlarının dağınık mesajlar değil belgelenmiş turlar halinde toplandığı “Müşteri İncelemesi”ne geçer; sonra nihai onay ve mülkiyet ile erişimlerin devrinden sonra “Teslim” ve sözleşme sürekli destek içeriyorsa son olarak “Aylık Bakım” — proje burada maliyetten tekrarlayan gelire dönüşür.
Forum, müşteri notlarını ve kararlarını belgeler: her inceleme turunun, notları, kabul edileni, neyden nazikçe vazgeçildiğini ve nedenini toplayan bir konusu vardır — ajansı kapsam şişmesinden korur ve ilişkiyi muhafaza eder. Sohbet, üretim ekibi arasındaki günlük iç koordinasyon içindir. Duyurular ajans haberleri ve politikaları içindir: yeni fiyatlar, izinler, araç onayları. Alacaklar, müşteri ödemelerini sözleşme aşamalarıyla ve iş birliği yapılan serbest çalışanların alacaklarını gizlilikle yönetir.
Müşteri yöneticisi ilişkiyi yönetir: teklifi yazar, müşteri notlarını alıp Forum'da belgeler ve nihai onayı alır. Üretim sorumluları “Üretim” kartını yönetir, görevleri dağıtır ve tarihleri korur. Destek ekibi “Aylık Bakım” kartlarını devralır ve müşterilerin cari taleplerini sözleşme kapsamında yürütür. Bilgi akışı: müşteriden müşteri yöneticisine, Forum'a, üretim ekibine — bu yolun kestirmesi yoktur.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Müşteri Yöneticisi
Teklifleri “Teklif”te yazar ve müşteri ilişkisini yönetir: notlarını alıp Forum'da belgeler, onayları alır ve kartı “Teslim”e iter.
Üretim Sorumluları
“Üretim” kartını yönetir: işi tasarımcılar, geliştiriciler ve içerik üreticilerine dağıtır ve tarihleri ile kararlaştırılan iş kapsamını izler.
Destek Ekibi
“Aylık Bakım” müşterilerinin taleplerini cari sözleşmeler kapsamında yürütür, kartları her ay yapılanlarla günceller ve sözleşme kapsamını aşanı müşteri yöneticisine yükseltir.
Finans
Sözleşme ödemelerini aşamalarıyla Alacaklar'a kaydeder, iş birliği yapılan serbest çalışanların alacaklarını izler ve müşteri onayını bekleyen ödemeleri uyarır.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Forum — Düzenli bölümlerde belgelenmiş tartışmalar — kararlar ve bilgi asla kaybolmaz
- Duyurular — Yönetimin resmi sesi — herkese ulaşan genelgeler ve duyurular
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Forum bölümleri (4)
- Belgelenen Müşteri NotlarıHer müşterinin inceleme turları ayrı bir konuda: ne istendi, ne kabul edildi, neyden vazgeçildi — iki tarafı da yanlış anlaşılmadan koruyan kayıt.
- İş Kapsamları ve DeğişikliklerMüşterilerin asıl sözleşme dışı talepleri: tahminlenir, fiyatlandırılır ve kabul veya erteleme kararı belgelenir.
- İş Galerisi ve DerslerTeslim edilen projelerde neyin işe yaradığı ve neyin aksadığı — ekibin gelecek teklifleri ve tahminleri kurduğu dersler.
- Üretim AraçlarıEkibin resmen benimsemeden önce denediği tasarım, geliştirme ve içerik yönetimi araçlarının değerlendirilmesi.
«Bu Sistemdeki Çalışma Kuralları» — Forumda sabitlendi
1) Teklif imzalanıp ilk ödeme Alacaklar'a kaydedilmeden üretim başlamaz. 2) Müşteri notları her tur için ayrı bir konuda Forum'a belgelenir — belgelenmeyen uygulanmaz. 3) Sözleşme kapsamı dışındaki her talep “İş Kapsamları ve Değişiklikler” bölümüne yükseltilir ve uygulanmadan önce fiyatlandırılır. 4) Belgelenmiş müşteri onayı ve tüm erişimler ile mülkiyetler devredilmeden teslim yapılmaz. 5) Aylık bakım talepleri sözleşme kapsamında yürütülür; aşan müşteri yöneticisine yükseltilir. 6) Serbest çalışan alacakları, işleri onaylanır onaylanmaz Alacaklar'a kaydedilir.
Karşılama duyurusu: «Ajans Sistemine Hoş Geldiniz»
Bugünden itibaren her müşteri, “Teklif”ten “Aylık Bakım”a bir karttan geçer ve her müşteri notu ayrı bir konuda Forum'a belgelenir — artık dağınık mesajlarla onay veya değişiklik yok. İlk adım: açık teklifleri, devam eden projeleri ve bakım sözleşmelerini kaydedin. Sohbet iç koordinasyon içindir; resmi kararlar bu kanaldan size ulaşır.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.