Halkla İlişkiler Departmanı Sistemi
Şirketin medyadaki imajını yöneten bir ekip: izleme, hikayeler, basın bültenleri, dağıtım ve haber takibi.
Şirket hakkında söylenenlerin izlenmesinden yönetime sunulan aylık rapora — eksiksiz belgelenmiş bir halkla ilişkiler döngüsü.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
"İzleme" sütununda, şirket, sektör ve rakipler hakkında söylenenler ile medyada görünürlük fırsatları kart olarak toplanır; izleme sorumlusu bunları kaynaklarıyla birlikte her gün yükler. Yayınlanmaya uygun hikaye, açısının oluşturulduğu ve malzemelerinin toplandığı "Hikaye" sütununa, ardından bültenin veya haberin gazetecilik üslubuyla yazıldığı ve dışarı çıkmadan önce halkla ilişkiler müdürü tarafından onaylandığı "Bülten" sütununa geçer. Onay sonrası kart, medya koordinatörünün bülteni gazeteci listesine gönderip yanıtları takip ettiği "Dağıtım" sütununa, ardından yayınlananların bağlantılarıyla belgelendiği "Haber Takibi" sütununa geçer; ayın özeti yönetime sunulan "Aylık Rapor"da toplanır.
Sohbet, hızlı koordinasyon ve acil onay talepleri içindir — özellikle beklemeye tahammülü olmayan hassas durumlarda. Forum, departmanın belgelenmiş hafızasıdır: hazır hikayeler bankası, bağlantılarıyla haber arşivi ve geçmiş krizlerin nasıl ele alındığının belgelenmesi; ekip gerektiğinde bunlara başvurur.
Bilgi yukarı ve aşağı akar: izleme sorumlusu önemli olanı kart olarak yükler, yazar bunları hikaye ve bültenlere dönüştürür, medya koordinatörü dağıtımı ve gazetecilerle ilişkiyi yönetir, halkla ilişkiler müdürü her bülteni çıkmadan önce onaylar ve aylık raporu sunar. Onaysız bülten çıkmaz, belgelenmemiş haber kaybolmaz.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Halkla İlişkiler Müdürü
Her bülteni dağıtılmadan önce onaylar, izleme bulgularından hikaye önceliklerini belirler ve aylık raporu yönetime sunar.
Medya İçerik Yazarı
Hikayeleri "Bülten" sütununda gazetecilik üslubuyla bülten ve haberlere dönüştürür ve her kart için destekleyici materyalleri hazırlar.
Medya Koordinatörü
Gazeteci listesini yönetir, bültenleri dağıtır ve "Dağıtım"da yanıtları takip eder; haberleri bağlantılarıyla kartlara belgeler.
İzleme Sorumlusu
Şirket, rakipler ve sektör hakkında yayınlananları her gün izler; önemli olanları kaynakları ve ön önem değerlendirmesiyle "İzleme" sütununa kart olarak yükler.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Forum — Düzenli bölümlerde belgelenmiş tartışmalar — kararlar ve bilgi asla kaybolmaz
Forum bölümleri (4)
- Hikaye BankasıŞirket departmanlarından toplanan, yayınlanmaya uygun hikayeler ve medya açıları — yazar materyal gerektiğinde buraya başvurur.
- Haber ArşiviÖnemli haberler bağlantıları ve bağlamlarıyla belgelenmiş — rapor hazırlarken veya bir soruya yanıt verirken başvurulan kaynak.
- Krizler ve VakalarHassas medya durumlarının belgelenmesi: ne oldu, nasıl ele aldık ve çıkarılan ders ne.
- Medya İlişkileriÇalıştığımız gazeteciler ve platformlar ile her birine uygun materyal türleri hakkında notlar.
«Bu Sistemdeki Çalışma Kuralları» — Forumda sabitlendi
1. Halkla ilişkiler müdürünün kart üzerinde belgelenmiş onayı olmadan hiçbir bülten medyaya çıkmaz. 2. Her haber, yayınlandığı gün içinde bağlantısıyla "Haber Takibi" sütununda belgelenir. 3. Hassas durumlar hız için Sohbet'te konuşulur, ardından karar Forum'daki "Krizler ve Vakalar" bölümünde belgelenir. 4. Günlük izleme her sabah zorunludur — değerli olan karta dönüşür, olmayan arşivlenir. 5. Aylık rapor, sakin bir ay olsa bile zamanında sunulur — sükunetin kendisi de belirtilmesi gereken bir sonuçtur.
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.