Hizmet Tedariki Birimi Sistemi
Malzeme değil hizmet satın alan ekipler: şirket için bakım, temizlik, danışmanlık ve taşeronluk işleri.
Hizmet alımı talepten faturalandırmaya: karşılaştırmalı teklifler, net sözleşme, yerinde görülmüş teslim ve belgelenmiş değerlendirmeyle.
Kredi kartsız — projeniz tam sistemle bir dakikada hazır olur
Sistemin panosu size böyle gelecek: iş akışı sütunları ve ilk adımları gösteren başlangıç kartları
Bu sistemde işler nasıl akar?
Her hizmet ihtiyacı — periyodik bakım, temizlik, danışmanlık, taşeronluk — talep eden birimin istenen iş kapsamını, uygulama yerini ve beklenen süreyi tanımladığı «Talep» sütununa kart olarak girer. Hizmet satın alma uzmanı onu «Teklifler»e taşır; hizmet sağlayıcılardan teklifler toplar ve karşılaştırma fiyatta durmaz, deneyimi, kadroyu ve uygulama süresini de kapsar. Seçimden sonra kart, iş kapsamı, hizmet seviyeleri ve ödeme şartlarının kaleme alınıp imzalandığı «Sözleşme»ye; hizmet sunumu boyunca karta belgelenmiş periyodik takiple «Uygulama»ya geçer. İş tamamlanınca, faydalanan birimin sonucu yerinde inceleyip kabul tutanağını imzaladığı «Teslim Alma»ya; hizmet sağlayıcının performansının belgelendiği «Değerlendirme»ye; son olarak hak edişlerin ödendiği «Faturalandırma»ya geçer.
Sohbet günlük uygulamayı koordine eder: bakım ekibinin varış saati, hizmet sağlayıcının yer hazırlığı sorusu veya faydalanan birimden uygulama sırasında performans eksikliği bildirimi. Teslim almayı veya ödemeyi etkileyen notlar yazışmada değil karta belgelenir.
Ödemeler hizmet parasını yönetir: imzada avanslar, uygulama aşamalarına bağlı ödemeler ve teslim almaya kadar tutulan nihai hak ediş — hepsi hizmet sağlayıcıya kaydedilir ve ödemeden önce kabul tutanaklarıyla eşleştirilir. Hizmet kartı faydalanan birim tarafından imzalanmış şekilde «Teslim Alma»da olmadan nihai ödeme yoktur.
Hizmet satın alma uzmanları kartı «Talep»ten «Sözleşme»ye sahiplenir; faydalanan birim «Uygulama»yı takip eder, notlarını belgeler ve güvene değil fiili yerinde incelemeye dayanarak «Teslim Alma»yı imzalar. «Değerlendirme» sütunundaki değerlendirme hizmet sağlayıcıların kaydını oluşturur: kim bir sonraki teklife davet edilir, kim elenir; finans da «Faturalandırma»da ancak eksiksiz evrakla ödeme yapar.
Kim ne yapar?
Bu sistemdeki operasyonel roller ve her rolün günlük iş akışındaki sorumluluğu — olduğu gibi ekibinize atayın ya da kendi yapınıza göre uyarlayın.
Hizmet Satın Alma Uzmanları
Kartı «Talep»ten «Sözleşme»ye yönetir: teklifleri toplar ve karşılaştırır; iş kapsamını ve hizmet seviyelerini kaleme alır.
Faydalanan Birim Temsilcisi
«Talep»te ihtiyaç kapsamını belirler; «Uygulama»yı takip edip notlarını belgeler; yerinde incelemeden sonra «Teslim Alma» tutanağını imzalar.
Sözleşme Sorumlusu
«Sözleşme» sütunundaki sözleşme metinlerini inceler; hizmet seviyelerinin, ödeme şartlarının ve cezaların netliğini sağlar.
Finans
«Faturalandırma»daki ödemeleri kabul tutanaklarıyla eşleştirdikten sonra yapar; her ödemeyi hizmet sağlayıcı adına Ödemeler'e kaydeder.
İlk günden sizin için ne hazırlanır?
Sistem üniteleri
- Görevler — İş akışı sütunları ve uygulama kartlarıyla kanban panosu
- Sohbet — Ekibin hızlı günlük koordinasyon kanalı
- Hakedişler — Sıkı gizlilikle iç para — hakedişler, avanslar ve masraflar
Buna benzer sistemler
Hazır mısınız? İlk projeniz iki dakika uzakta
Ücretsiz çalışma alanınızı şimdi oluşturun ve gün bitmeden ekibinizi davet edin.