Система відділу розрахунків із постачальниками
Команда, що опрацьовує рахунки постачальників та їхні виплати і потребує точної звірки та планування платежів, що захищає ліквідність і ловить знижки.
Від отримання рахунку до оплати та звіту: тристороння звірка запобігає помилковій оплаті, планування зберігає ліквідність, а знижки не губляться.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен рахунок постачальника надходить карткою у стовпчик «Рахунок» одразу після отримання з додатками та переходить до «Звірки», де звіряється тристоронньо: рахунок із замовленням на закупівлю та актом приймання — будь-яка розбіжність у кількості чи ціні зупиняє картку, доки не буде вирішена з постачальником чи закупівлями. Після чистої звірки вона переходить до «Затвердження» для підпису фінансового директора; далі — до «Заплановано», де включається в план платежів за датою оплати, пріоритетом постачальника та станом ліквідності; під час виконання переказу рухається до «Оплачено» з референсом переказу; і зводиться в «Звіті», що показує кредиторську заборгованість, її вік та досягнуті знижки за дострокову оплату.
Нарахування записують заборгованість перед кожним постачальником: рахунок — дебетове проведення під час затвердження, виплата — зустрічне проведення під час виконання, а будь-яка зароблена знижка чи аванс одразу відображається в балансі постачальника. Так команда точно знає стан кожного постачальника перед будь-якими переговорами чи новим запитом — без звернення до книг і розрізнених файлів.
Чат обслуговує швидку координацію: запит закупівель щодо розбіжності в кількості, сповіщення скарбника про тиск на ліквідність, що вимагає перепланування, чи відповідь постачальнику на запит про стан його рахунку — точна відповідь, бо його стан видно на дошці. Робота тече від бухгалтера з постачальників, що приймає та звіряє, до ревізора, що затверджує звірку, до фінансового директора для затвердження, до скарбника для виконання в терміни «Заплановано».
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Бухгалтер з постачальників
Записує вхідні рахунки картками, виконує тристоронню звірку в «Звірці» та піднімає розбіжності до закупівель чи постачальника аж до вирішення.
Ревізор
Перевіряє звірки та доповнює документи перед підняттям картки до стовпчика «Затвердження» і пильнує, щоб належні знижки за дострокову оплату були зловлені.
Фінансовий директор
Затверджує виплати в «Затвердженні» та балансує планування платежів у «Заплановано» з тижневим планом ліквідності.
Скарбник
Виконує заплановані перекази в їхні терміни, записує їх у Нарахуваннях з банківським референсом і переносить картку до «Оплачено».
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.