Комплексна система фінансового відділу

Фінансовий рік обертається щомісячними циклами через п'ять стовпчиків: кожна фінансова операція записується карткою в «Проведеннях» у день її здійснення з підтвердним документом; потім переходить до «Звірки», де залишки звіряються з виписками банків, постачальників і клієнтів, а розбіжності піднімаються. Після завершення звірок картки рухаються до «Ревізії», де ревізор перевіряє правильність бухгалтерського проведення та повноту документів; далі — до «Закриття» з офіційним закриттям місяця та забороною ретроактивних змін; і нарешті — «Щомісячний звіт», де готуються звіти та підсумок фінансових результатів і подаються керівництву у фіксований день наступного місяця.

Чат — канал щоденної координації між бухгалтерами: запит про бракуючий документ, сповіщення про розбіжності, що з'явилися в банківській звірці, чи координація з іншим підрозділом для отримання рахунку. Правило: будь-яка розбіжність чи істотне зауваження документуються на самій картці, щоб її слід лишався під час наступної ревізії та аудиту.

Нарахування конфіденційно ведуть внутрішні гроші всіх видів: дрібні витрати, виплати постачальникам, стягнення від клієнтів та аванси працівникам — кожен рух є проведенням, обґрунтованим документом і прив'язаним до своєї картки на дошці. Так фінансовий директор знає грошовий стан у будь-який момент, не чекаючи звіту, а деталізація проведень лишається обмеженою тими, хто має права.

Робота тече від бухгалтерів, що проводять щоденні операції та готують звірки, до ревізорів, які перевіряють і повертають неповне із зауваженням, до фінансового директора, що затверджує закриття та подає щомісячний звіт керівництву й відповідає на його запитання щодо цифр.