Система відділу розрахунків із клієнтами

Кожен рахунок клієнта надходить карткою у стовпчик «Рахунок» під час виставлення з умовами оплати та датою оплати; переходить до «Супроводу» за кілька днів до оплати для перевірки, що рахунок дійшов і затверджений у клієнта, — чимала частина затримок спричинена рахунком, що взагалі не потрапив у систему клієнта. Якщо термін настав без оплати, картка рухається до «Нагадування», де виконується узгоджений ланцюжок нагадувань: ввічливий лист, потім дзвінок, потім офіційний лист — кожен крок задокументований на картці з датою. Під час оплати вона переходить до «Стягнення» з референсом зарахування; картки, що вийшли за часові межі, піднімаються до «Віку заборгованості», де класифікуються та розглядаються їхні заходи — зупинка співпраці, розстрочка чи передача; а «Звіт» підсумовує щомісячний стан та показники стягнення.

Нарахування записують заборгованість кожного клієнта: рахунок — кредитове проведення під час виставлення, стягнення — зустрічне проведення, тож баланси клієнтів та вік їхньої заборгованості видно в будь-який момент тим, хто має права. Під час будь-якого нового кредитного рішення — додаткове постачання чи продовження термінів — баланс клієнта та його історія викликаються з Нарахувань безпосередньо.

Чат координує колективне зусилля стягнення: відділ продажу повідомляється перед будь-яким офіційним нагадуванням його клієнту; стягнення просить продаж втрутитися своїми стосунками за потреби; керівництво сповіщається про випадки, що прямують до простроченої заборгованості. Робота тече від бухгалтера, що виставляє рахунок і записує його, до головного стягувача, що веде супровід та нагадування, до фінансового директора, що вирішує заходи щодо проблемної заборгованості.