Система відділу корпоративних заходів
Команда, що організовує внутрішні та зовнішні заходи компанії — від брифу до остаточного розрахунку витрат.
Кожен захід — одна картка: бриф, підготовка, постачальники, проведення, оцінка та вартість — жодна деталь не губиться.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен захід починається карткою у стовпчику «Бриф», яку пише керівник заходів: мета, очікувана кількість учасників, бюджет, дата та місце. Далі картка переходить до «Підготовки», де координатори працюють за чек-листами: бронювання, дозволи, технічне забезпечення, кейтеринг; потім — до «Постачальників» для відстеження контрактів, поставок і їхніх термінів на картці. У день заходу картка рухається до «Проведення», звідки керується польовий сценарій роботи; далі — «Оцінка» для збору задоволеності учасників і зауважень команди; і закривається у «Вартості» звіркою фактичних витрат із затвердженим бюджетом.
Чат — канал польової координації в момент проведення: запізнений постачальник чи зміна в програмі миттєво доходить до всієї команди. Оголошення досягають решти працівників: запрошення на внутрішні заходи, нагадування та інструкції щодо участі виходять звідси, а не з розрізнених повідомлень.
Нарахування конфіденційно ведуть фінанси заходів: зобов'язання перед кожним постачальником і його виплати, витрати заходу стаття за статтею та залишок бюджету. Коли картка досягає «Вартості», цифри вже готові до звірки та закриття — замість збирання рахунків через тижні після завершення заходу.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник заходів
Пише бриф кожного заходу та затверджує його бюджет, переглядає оцінку після проведення й погоджує остаточне закриття вартості.
Координатор заходів
Веде картку «Підготовки» за чек-листами бронювання, дозволів та обладнання й керує польовою роботою в день заходу.
Координатор постачальників
Приймає пропозиції постачальників, відстежує контракти та поставки у стовпчику «Постачальники» і записує їхні зобов'язання та виплати в Нарахуваннях.
Відповідальний за звіти та вартість
Збирає показники відвідуваності та задоволеності в «Оцінці» і звіряє рахунки з бюджетом у «Вартості» до закриття картки.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи корпоративних заходів»
Відсьогодні кожен захід керується тут: картка рухається від «Брифу» до «Вартості», польова координація — у Чаті, а виплати постачальникам — у Нарахуваннях. Почніть із внесення майбутніх заходів картками у стовпчик «Бриф» з датами та бюджетами, а запрошення співробітникам і нагадування надходитимуть через Оголошення з цієї системи.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.