Система цифрового агентства (Digital Agency)
Цифрові агентства, що надають клієнтам сайти, застосунки та цифровий маркетинг.
Від пропозиції клієнтові до виробництва та здачі, а далі щомісячний контракт підтримки — повний цикл клієнта із задокументованими зауваженнями.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна нагода починається карткою в «Пропозиція», де аккаунт-менеджер готує технічну та фінансову пропозицію; після підписання клієнтом переходить до «Виробництво», і робота розподіляється між дизайнерами, розробниками та авторами контенту підзадачами на картці. Після завершення першої версії переходить до «Погодження з клієнтом», де його зауваження збираються задокументованими колами, а не розпорошеними повідомленнями; потім «Здача» після фінального затвердження та передачі прав власності й доступів; і нарешті «Щомісячна підтримка», якщо контракт охоплює постійну підтримку, — і тут проєкт перетворюється з витрати на рекурентний дохід.
Форум документує зауваження та рішення клієнтів: кожне коло погодження має тему, що збирає зауваження, прийняте з них, те, у чому ми ввічливо відмовили, і чому, — захист агентства від роздування обсягу та збереження стосунків. Чат — для щоденної внутрішньої координації всередині виробничої команди. Оголошення — для новин агентства та його політик: нові ціни, відпустки, затвердження інструментів. «Платежі» керують платежами клієнтів за етапами контракту та належним співпрацюючим фрилансерам конфіденційно.
Аккаунт-менеджер володіє стосунками: пише пропозицію, приймає зауваження клієнта й документує їх на Форумі, отримує фінальне затвердження. Виконавчі продюсери керують карткою «Виробництво», розподіляють завдання та стежать за термінами. Команда підтримки приймає картки «Щомісячна підтримка» й виконує поточні запити клієнтів у межах контракту. Інформація тече від клієнта до аккаунт-менеджера, до Форуму, до виробничої команди — жодного скорочення цього шляху.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Аккаунт-менеджер
Пише пропозиції в «Пропозиція» та володіє стосунками з клієнтом: приймає його зауваження й документує їх на Форумі, отримує затвердження та штовхає картку до «Здача».
Виконавчі продюсери
Керують карткою «Виробництво»: розподіляють роботу між дизайнерами, розробниками та авторами контенту, відстежують терміни та узгоджений обсяг робіт.
Команда підтримки
Виконує запити клієнтів «Щомісячна підтримка» в межах чинних контрактів, оновлює картки виконаним щомісяця, ескалює аккаунт-менеджерові те, що виходить за межі контракту.
Фінанси
Записують платежі контрактів за етапами в «Платежі», відстежують належне співпрацюючим фрилансерам, сигналізують про платежі, що чекають затвердження клієнта.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Задокументовані зауваження клієнтівКола погодження кожного клієнта окремою темою: що запитано, що прийнято і від чого ввічливо відхилено, — запис, що захищає обидві сторони від непорозумінь.
- Обсяги робіт та зміниЗапити клієнтів поза початковим контрактом: оцінюються, кошторисуються, і документується рішення про їх прийняття чи відкладання.
- Портфоліо та урокиЩо вдалося в зданих проєктах, а що зірвалося, — уроки, на яких команда будує наступні пропозиції та оцінки.
- Виробничі інструментиОцінка інструментів дизайну, розробки та керування контентом, що їх випробовує команда до їх офіційного затвердження.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Виробництво не починається до підписання пропозиції та запису першого платежу в «Платежі». 2. Зауваження клієнта документуються на Форумі окремою темою для кожного кола — незадокументоване не виконується. 3. Будь-який запит поза обсягом контракту подається до розділу «Обсяги робіт та зміни» й кошторисується до виконання. 4. Здача не відбувається без задокументованого затвердження клієнта та передачі всіх доступів і прав власності. 5. Запити щомісячної підтримки виконуються в межах контракту; те, що його перевищує, ескалюється аккаунт-менеджерові. 6. Належне фрилансерам записується в «Платежі» одразу після затвердження їхніх робіт.
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи агентства»
Відсьогодні кожен клієнт проходить карткою від «Пропозиція» до «Щомісячна підтримка», а кожне зауваження клієнта документується на Форумі окремою темою — жодного затвердження чи правки розпорошеними повідомленнями віднині. Перший крок: реєстрація відкритих пропозицій, поточних проєктів і контрактів підтримки. Чат — для внутрішньої координації, а офіційні рішення надходитимуть вам у цьому каналі.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.