Комплексна система відділу персоналу
Відділ персоналу компанії від 30 до 300 працівників, що керує повним життєвим циклом працівника — від рекрутингу до звільнення.
Повний життєвий цикл працівника на одній дошці: рекрутинг, адаптація, ефективність, розвиток, кадрові питання та зарплата — із задокументованою політикою та фінансами в режимі суворої конфіденційності.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожен працівник чи кадрова справа живе карткою, що рухається шістьма стовпчиками: починається в «Рекрутингу» з відкриття вакансії чи призначення кандидата, з контрактами та документами, доданими на картку; потім переходить до «Адаптації», де відстежується план перших дев'яноста днів і видача інструментів та доступів. Після проходження випробування картка переходить до «Ефективності», де керуються щорічні цикли оцінювання; далі — «Розвиток» для планів зростання та курсів; за будь-якого запиту, порушення чи листа вона рухається до «Кадрових питань» для опрацювання та документування; і нарешті щомісячне відстеження виплат осідє у стовпчику «Зарплата», де надбавки та утримання переглядаються перед кожним розрахунком.
Чат — внутрішній канал відділу для швидкої координації: узгодити співбесіду, запитати про документ, просунути застряглий запит. А Форум — довідник політик: у ньому публікуються затверджені правила внутрішнього розпорядку та процедури, а запропоновані зміни обговорюються задокументовано до затвердження, тож жодне адміністративне рішення не лишається усним і не губиться з часом.
Оголошення — голос відділу для всіх працівників: офіційні циркуляри, терміни подання заяв на відпустку, оновлення пільг і публікація внутрішніх вакансій. Нарахування ведуть зарплати та надбавки в режимі суворої конфіденційності: для кожного працівника — його проведення з окладу, надбавок, авансів та утримань, і бачать їх лише ті, хто має права; керівник відділу знає загальну вартість, не розкриваючи деталей окремих осіб стороннім.
Інформація рухається так: фахівець із рекрутингу передає нового працівника фахівцеві з кадрового адміністрування перенесенням картки з «Рекрутингу» до «Адаптації»; фахівець із розвитку підхоплює картку на «Ефективності» та «Розвитку»; розрахівник зарплати отримує підтверджені фінансові зміни наприкінці кожного місяця перед закриттям; а керівник відділу оглядає всю дошку під час щотижневого перегляду.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник відділу персоналу
Наглядає за шістьма стовпчиками під час щотижневого перегляду, затверджує політики на Форумі та підписує офіційні циркуляри перед їх публікацією в Оголошеннях.
Фахівець із рекрутингу
Веде стовпчик «Рекрутинг»: реєструє відкриті вакансії картками, координує співбесіди через Чат і передає призначених до стовпчика «Адаптація» з повними досьє.
Фахівець з кадрового адміністрування
Опрацьовує запити та листи працівників у стовпчику «Кадрові питання», відстежує досьє адаптації аж до завершення та своєчасно оновлює дані працівників.
Фахівець із розвитку
Будує плани розвитку для кожного працівника у стовпчику «Розвиток» на основі результатів ефективності, координує навчальні програми та документує їхній вплив на картці.
Розрахівник зарплати
Готує щомісячну відомість у стовпчику «Зарплата» та записує оклади, надбавки й утримання проведеннями в Нарахуваннях для кожного працівника з повною конфіденційністю.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Оголошення — Офіційний голос керівництва — циркуляри та сповіщення, які доходять до всіх
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Політики та регламентиЗатверджені тексти правил внутрішнього розпорядку та адміністративних процедур; будь-яка запропонована зміна обговорюється тут до затвердження.
- Консультації та кейси працівниківПовторювані чи складні адміністративні кейси, в яких відділ документує свою думку та спосіб вирішення, щоб вони стали довідником для подібних випадків.
- Вдосконалення процедур відділуПропозиції щодо поліпшення механізмів рекрутингу, адаптації та оцінювання від самих членів відділу.
- Затверджені шаблони та листиОфіційні шаблони листів, контрактів і планів адаптації — одна затверджена версія, що не губиться між пристроями.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жодної кадрової справи поза системою: будь-який новий працівник, запит чи цикл оцінювання реєструється карткою у відповідному стовпчику в день виникнення. 2. Політики та адміністративні рішення документуються в розділі «Політики та регламенти» на Форумі — Чат лише для щоденної координації, і рішення, що в ньому проходять, не мають сили. 3. Офіційні циркуляри для працівників виходять виключно з Оголошень після затвердження керівником відділу. 4. Зарплати, надбавки та утримання записуються лише в Нарахуваннях; суми зарплат не згадуються на картках, у Чаті чи на Форумі. 5. Картка не переходить зі стовпчика, доки на ній не додано повний комплект документів попереднього етапу.
Вітальне оголошення: «Ласкаво просимо до системи відділу персоналу»
Відсьогодні ця система — спосіб роботи відділу: кожна кадрова справа — картка, що рухається від «Рекрутингу» до «Зарплати»; кожна політика документується на Форумі; кожен циркуляр виходить з Оголошень; а зарплати керуються в Нарахуваннях із повною конфіденційністю. Перший крок: зареєструйте наразі відкриті вакансії картками у стовпчику «Рекрутинг» та перегляньте закріплену тему «Правила роботи» на Форумі.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.