Система відділу ІТ-закупівель
Команда, що купує обладнання, ліцензії та технічні послуги для компанії та відстежує їх інвентар і продовження підписок.
Від запиту на закупівлю до приймання та інвентарю, з відстеженням продовження ліцензій до їх завершення та задокументованими витратами.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Кожна закупівля починається карткою в «Запиті», де записуються потреба заявника, необхідні характеристики, кількість та обґрунтування. Картка переходить до «Пропозицій», де відповідальний за закупівлі збирає пропозиції постачальників і порівнює їх технічно та ціново на тій самій картці; далі — до «Затвердження» для згоди керівника відділу та фінансів. Після затвердження вона переходить до «Закупівлі» для випуску замовлення на закупівлю та відстеження постачання; потім — «Приймання», де поставлене оглядається, звіряється із запитом і передається підрозділу-бенефіціару. Отримані обладнання та ліцензії реєструються в «Інвентарі», щоб компанія знала, чим володіє і де кожна одиниця; а підписки та ліцензії відстежуються в «Продовженні» за датами їх завершення, щоб жоден сервіс раптово не перервався.
Чат — для швидкої координації: запитання про наявність та характеристики із заявниками, відстеження термінів постачання та координація приймання й звірки. Нарахування — фінансова книга відділу: вартість кожної пропозиції, замовлення на закупівлю та рахунку підписки конфіденційно записується на своїй картці, тож відділ знає свої майбутні зобов'язання та річні витрати на ліцензії без звернення до книг фінансів чи очікування їхніх виписок.
Заявник подає свою потребу задокументовано; відповідальний за закупівлі збирає пропозиції та подає свою рекомендацію; керівник відділу затверджує технічні характеристики перед поданням фінансам. Після приймання відповідальний своєчасно оновлює інвентар, а сповіщення «Продовження» випереджають завершення ліцензій на достатній час для запиту нового затвердження, тож жоден сервіс не зупиняється і жоден штраф за затримку не сплачується.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Відповідальний за ІТ-закупівлі
Приймає запити, збирає пропозиції та порівнює їх технічно й ціново, відстежує замовлення на закупівлю та постачання аж до приймання й оновлює інвентар і дати продовження.
ІТ-директор
Затверджує технічні характеристики та рекомендації перед поданням фінансам і щомісяця переглядає стовпчик «Продовження», щоб гарантувати безперервність жодного сервісу.
Фінансовий координатор
Перевіряє відповідність рахунків затвердженим запитам і відстежує зобов'язання, записані в Нарахуваннях, та планування їх оплати.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.