Система відділу зв'язків із громадськістю
Команда, що керує медіаобразом компанії: моніторинг, історії, пресрелізи, розсилка та публікації.
Від моніторингу того, що говорять про компанію, до щомісячного звіту для керівництва — повністю задокументований цикл PR.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
У стовпчику «Моніторинг» збираються картки того, що говорять про компанію, галузь і конкурентів, а також можливостей для медіаприсутності — відповідальний за моніторинг щодня додає їх із джерелами. Історія, придатна до публікації, переходить до «Історії», де формується її кут подачі та збираються матеріали; далі — до «Релізу» для написання пресрелізу чи новини в журналістському стилі та затвердження керівником зв'язків із громадськістю перед виходом. Після затвердження картка переходить до «Розсилки», де координатор медіа надсилає реліз списку журналістів і відстежує відгуки; потім — до «Публікацій» для фіксації всього опублікованого з посиланнями; а підсумки місяця збираються в «Щомісячному звіті», що подається керівництву.
Чат — для швидкої координації та запиту термінових затверджень, особливо в чутливих ситуаціях, що не терплять зволікання. Форум — задокументована пам'ять відділу: банк готових історій, архів публікацій із посиланнями та фіксація минулих криз і способів їх подолання, до яких команда повертається за потреби.
Інформація рухається вгору й вниз: відповідальний за моніторинг подає важливе картками; автор перетворює їх на історії та релізи; координатор медіа керує розсилкою та стосунками з журналістами; керівник зв'язків із громадськістю затверджує кожен реліз перед виходом і подає щомісячний звіт. Жоден реліз не виходить без затвердження, і жодна публікація не губиться без фіксації.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник зв'язків із громадськістю
Затверджує кожен реліз перед розсилкою, визначає пріоритети історій за результатами моніторингу та подає щомісячний звіт керівництву.
Автор медіаконтенту
Перетворює історії на пресрелізи та новини журналістським стилем у стовпчику «Реліз» і готує супровідні матеріали для кожної картки.
Координатор медіа
Веде список журналістів, розсилає релізи та відстежує відгуки в «Розсилці», а також фіксує публікації з посиланнями на картках.
Відповідальний за моніторинг
Щодня відстежує публікації про компанію, конкурентів і галузь та подає важливе картками у стовпчик «Моніторинг» із джерелами й попередньою оцінкою значущості.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Чат — Швидкий канал щоденної координації команди
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
Розділи форуму (4)
- Банк історійІсторії та медіакути, придатні до публікації, зібрані з підрозділів компанії, — автор звертається до них, коли потрібен матеріал.
- Архів публікаційВажливі публікації, задокументовані з посиланнями та контекстом, — довідник під час підготовки звітів або відповіді на запит.
- Кризи та ситуаціїФіксація чутливих медіаситуацій: що сталося, як ми відреагували та який урок засвоєно.
- МедіастосункиНотатки про журналістів і платформи, з якими ми працюємо, та який контент підходить кожній із них.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жоден реліз не виходить у медіа без затвердження керівника зв'язків із громадськістю, зафіксованого на його картці. 2. Кожна публікація фіксується з посиланням у стовпчику «Публікації» протягом доби після виходу. 3. Чутливі ситуації обговорюються в Чаті заради швидкості, а потім рішення фіксується в розділі «Кризи та ситуації» на Форумі. 4. Щоденний моніторинг — обов'язковий щоранку: вартісне подається карткою, решта — архівується. 5. Щомісячний звіт подається вчасно, навіть якщо місяць був спокійним, — сама тиша є результатом, який варто згадати.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.