Система відділу планування персоналу
Команда, що щороку планує потребу компанії в працівниках та їхню вартість і відстежує виконання плану квартал за кварталом.
Річний план персоналу, що перетворюється з потреб підрозділів на затверджений бюджет і відстежувані призначення зі щоквартальним переглядом.
Без банківської картки — ваш проєкт буде готовий із повною системою за хвилину
Так виглядатиме дошка системи, яку ви отримаєте: колонки робочого процесу та стартові картки з першими кроками
Як рухається робота в цій системі?
Річний план починається карткою для кожної потреби у стовпчику «Потреба», яку подають керівники підрозділів: посада, кількість, обґрунтування та необхідний термін. Картки переходять до «Пріоритету», де впорядковуються за впливом на бізнес і відсіюється термінове від відкладеного; далі — до «Бюджету», де обчислюється повна вартість кожної посади — оклад, надбавки та страхування — і порівнюється з доступною стелею. Після фінансового опрацювання картки рухаються до «Затвердження» для остаточного рішення керівництва; потім — до «Призначення», де затверджені посади перетворюються на фактичні заявки на найм, що відстежуються аж до виходу працівника; а весь план переглядається в «Щоквартальному перегляді» кожні три місяці для коригування курсу за фактом виконання.
Форум — простір задокументованих переговорів між плануванням і підрозділами: кожен керівник підрозділу подає свою потребу з обґрунтуванням у темі, а пріоритети та альтернативи — відтермінування, перерозподіл, аутсорсинг — обговорюються з повною прозорістю замість нарад, рішення яких губляться. Нарахування конфіденційно записують затверджену та фактичну вартість кожної посади, тож керівник планування та фінанси бачать відхилення фактичної вартості від запланованої одразу після його виникнення.
Робота тече від керівників підрозділів, що подають потреби та обґрунтовують їх на Форумі, до керівника планування, що впорядковує пріоритети та обчислює витрати з фінансами, до керівництва для затвердження; потім кожна затверджена посада перетворюється на заявку на найм, що передається команді рекрутингу; а фактичні результати найму повертаються для порівняння з планом під час щоквартального перегляду.
Хто за що відповідає?
Операційні ролі в цій системі та відповідальність кожної в щоденній роботі — призначте їх команді як є або адаптуйте під себе.
Керівник планування персоналу
Очолює цикл річного плану, впорядковує пріоритети у стовпчику «Пріоритет», веде обговорення на Форумі та очолює щоквартальний перегляд.
Керівник підрозділу-заявника
Подає потреби свого підрозділу обґрунтованими картками в «Потребі» та захищає їхні пріоритети на Форумі цифрами й операційними аргументами.
Бюджетний аналітик з фінансів
Обчислює повну вартість кожної посади в «Бюджеті», записує затверджене та фактичне в Нарахуваннях і негайно виявляє відхилення.
Координатор рекрутингу
Отримує затверджені посади зі стовпчика «Призначення» й перетворює їх на заявки на найм, а також оновлює статус закриття кожної посади на картці.
Що підготовлено для вас із першого дня?
Модулі системи
- Завдання — Канбан-дошка з колонками робочого процесу та картками виконання
- Форум — Задокументовані обговорення в упорядкованих розділах — рішення та знання не губляться
- Виплати — Внутрішні гроші зі суворою конфіденційністю — виплати, аванси та витрати
Розділи форуму (4)
- Потреби підрозділів та їхнє обґрунтуванняКожен керівник підрозділу подає свою потребу темою з цифрами та обґрунтуванням, а альтернативи обговорюються перед поданням на затвердження.
- Рішення про затвердження та відтермінуванняФіксація затверджених і відкладених посад та причин рішення — постійний довідник, що запобігає повторному відкриттю закритих справ.
- Показники ринку праці та зарплатНовини ринкових зарплат і доступності талантів, що впливають на план, — команда ділиться ними з джерелами.
- Загальні обговоренняТеми планування персоналу, що не входять у розділи вище.
«Правила роботи в цій системі» — Закріплено на форумі
1. Жодної посади поза планом: будь-яка потреба реєструється карткою в «Потребі» з обґрунтуванням, і найм не відкривається для посади, не затвердженої в «Затвердженні». 2. Обґрунтування потреб і обговорення пріоритетів документуються в розділі «Потреби підрозділів» на Форумі, а не на усних нарадах. 3. Рішення про затвердження та відтермінування записуються в розділі «Рішення про затвердження та відтермінування» з причинами в день їх ухвалення. 4. Вартість кожної затвердженої посади записується в Нарахуваннях під час затвердження та оновлюється фактичною під час призначення. 5. Щоквартальний перегляд — непорушний термін, що не відкладається, а картки оновлюються фактичним станом за тиждень до нього.
Схожі системи
Готові? Ваш перший проєкт — за дві хвилини
Створіть безкоштовний робочий простір зараз і запросіть команду до кінця дня.