Hệ thống phòng chứng nhận và chứng chỉ

Mọi chứng nhận tổ chức hay chứng chỉ nghề nghiệp cần có vào thẻ ở cột “Chứng nhận” với tổ chức cấp, phạm vi chứng nhận và ngày hết hạn. Phụ trách chứng nhận chia điều kiện của tổ chức ở cột “Yêu cầu” thành nhiệm vụ cụ thể: sổ sách cần có, giờ đào tạo, phí, đợt đánh giá — mỗi yêu cầu có chủ sở hữu và mốc. Thẻ chuyển sang “Hồ sơ”, nơi bằng chứng và tài liệu cần thiết được gom vào hồ sơ đăng ký; rồi “Nộp hồ sơ” khi gửi cho tổ chức và theo dõi nhận xét của họ đến khi được cấp. Trước khi hết hạn đủ sớm, thẻ chuyển sang “Gia hạn” và chu kỳ yêu cầu bắt đầu lại không gián đoạn; tình trạng mọi chứng nhận được tóm tắt định kỳ ở “Báo cáo”.

Trò chuyện phối hợp gom yêu cầu: xin sổ đào tạo từ một phòng ban, theo dõi nhận xét từ tổ chức cấp, hoặc nhắc sắp đến hạn gia hạn chứng chỉ quan trọng của một nhân viên. Nội dung liên quan quyết định đăng ký hay rút khỏi chứng nhận được ghi trên thẻ kèm lý do.

Khoản phải thu quản lý tiền của chứng nhận: phí đăng ký và gia hạn hằng năm của từng tổ chức được ghi kèm hạn; phí chứng chỉ nhân viên mà công ty chịu được theo dõi cùng phần nhân viên phải hoàn theo chính sách cam kết phục vụ. Không chứng nhận nào mất vì phí bị trôi trong dòng thanh toán.

Phụ trách chứng nhận mở bảng mỗi sáng để thấy gì hết hạn trong chín mươi ngày tới ở “Gia hạn”, gì đang chờ nhận xét của tổ chức ở “Nộp hồ sơ”, và gì còn thiếu hồ sơ. Các phòng ban liên quan gửi phần yêu cầu của mình đúng hạn vì thẻ hiện rõ ai đang làm chậm hồ sơ. Báo cáo định kỳ ở “Báo cáo” trình lên lãnh đạo: chứng nhận đang hiệu lực, cái sắp hết hạn, cái đang vướng — một bức tranh đủ để ra quyết định.