Hệ thống phòng xe công ty

Mỗi xe có một thẻ di chuyển theo tình trạng: “Phân bổ” quản lý việc giao xe cho nhân viên và bộ phận cùng ngày trả — phụ trách đội xe biết tức thời mỗi xe đang ở đâu, với ai. Lịch bảo dưỡng định kỳ và hỏng hóc đường vào “Bảo dưỡng” với ngày đến hạn và gara được duyệt, đóng bằng số hóa đơn và phần đã sửa. Tiêu hao nhiên liệu ghi thẻ định kỳ ở “Nhiên liệu” — phát hiện mức tiêu hao bất thường đáng hỏi. Đăng ký, bảo hiểm và kiểm định là thẻ “Giấy tờ” có nhắc trước khi hết hạn nhiều tuần — không xe nào nằm vì giấy tờ hết hạn. Hằng tháng, chi phí từng xe gom ở “Chi phí” và tình trạng đội xe tóm tắt trong “Báo cáo” trình lãnh đạo.

Trò chuyện là đường dây mở của tài xế: hỏng khẩn, va chạm nhỏ hay xin xe thay thế đến ngay và thành thẻ khi cần. Khoản phải thu là sổ tài chính của đội xe: hóa đơn nhiên liệu, bảo dưỡng, phạt và bảo hiểm ghi lên từng xe — hiện rõ xe nào chi phí đã vượt giá trị và đáng thay thế, và tài xế nào có mức tiêu hao bất thường lặp lại.

Phụ trách đội xe sở hữu bảng: duyệt phân bổ, lên lịch bảo dưỡng, xem “Chi phí” hằng tháng và khuyến nghị thay thế. Tài xế báo qua Trò chuyện và cập nhật thẻ xe mình bằng số đọc và ghi chú; kế toán hành chính đối chiếu hóa đơn với Khoản phải thu và chuyển cấp mọi vượt chi. Yêu cầu xe mới từ các bộ phận vào “Phân bổ” và được quyết theo ưu tiên và ngân sách chứ không theo ai xin trước.