Hệ thống phòng quản trị dữ liệu

Mọi chính sách dữ liệu — chia sẻ, lưu giữ, chất lượng, truy cập — vào thẻ ở cột “Chính sách”, được soạn và phê duyệt trước mọi công việc khác. Vấn đề chất lượng dữ liệu vào thẻ ở “Chất lượng”: trùng lặp trong hồ sơ khách hàng, trường thiếu trong một hệ thống, dữ liệu mâu thuẫn giữa hai hệ thống — mỗi vấn đề kèm nguồn, tác động và chủ sở hữu khắc phục. Tài sản dữ liệu qua “Phân loại”, nơi mức độ nhạy cảm của từng tài sản được xác định: công khai, nội bộ, mật hay tuyệt mật, và gắn với kiểm soát truy cập. Yêu cầu của quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân được quản lý ở “Tuân thủ”: sổ ghi hoạt động xử lý, sự đồng ý của cá nhân, yêu cầu của chủ thể dữ liệu, đánh giá tác động. Tình trạng được tóm tắt định kỳ ở “Báo cáo”; xử lý dài hạn nằm ở “Theo dõi”.

Diễn đàn là hội đồng quản trị có lưu chứng: định nghĩa dữ liệu thống nhất được bàn tại đây để tài chính và kinh doanh đồng ý một nghĩa duy nhất cho “khách hàng đang hoạt động”; tranh chấp sở hữu giữa các hệ thống được phán quyết bằng quyết định có lưu chứng; cách hiểu yêu cầu quyền riêng tư được duyệt làm tài liệu tham chiếu. Thông báo chuyển đến công ty mọi chính sách mới hay thay đổi quan trọng — chính sách chia sẻ dữ liệu không để nhân viên tình cờ mới biết.

Khoản phải thu theo dõi tiền của quản trị: phí tư vấn và kiểm toán bên ngoài về tuân thủ, tiền phạt quyền riêng tư nếu không may xảy ra, và chi phí công cụ chất lượng dữ liệu — tất cả gắn với thẻ của mình để chi phí quản trị thực hiện rõ với lãnh đạo.

Phụ trách quản trị sở hữu bảng và xem “Tuân thủ” hằng tuần vì yêu cầu của chủ thể dữ liệu có hạn pháp lý không chờ đợi; chủ sở hữu dữ liệu tại các phòng ban xử lý vấn đề “Chất lượng” trong phạm vi mình và phê chuẩn “Phân loại” tài sản của mình. Nguyên tắc vàng: không dữ liệu mới nào được thu thập hay chia sẻ ra ngoài nếu chưa qua hệ thống này — chính sách, phân loại và tuân thủ.