Hệ thống phòng quản lý cơ sở vật chất

Bảo trì định kỳ là các thẻ đã lên lịch ở “Bảo trì” với ngày đến hạn cho từng tài sản: điều hòa, thang máy, điện, nước. Báo cáo của nhân viên vào “Sự cố” ngay khi đến và giám sát viên kỹ thuật đánh giá: khẩn cấp thì giao ngay, bình thường thì xếp vào lịch trong ngày. Khi được giao, chuyển sang “Thực hiện”, nơi kỹ thuật viên cập nhật thẻ với việc đã làm và phụ tùng đã dùng cho đến khi đóng. Dịch vụ hằng ngày — vệ sinh, tiếp đãi, an ninh — là thẻ lặp lại ở “Dịch vụ hằng ngày” được đánh dấu hoàn tất mỗi ngày. Cuối tháng, chi phí từng cơ sở được gom ở “Chi phí” rồi tóm tắt trong “Báo cáo” tháng trình lãnh đạo.

Trò chuyện là kênh báo khẩn và phối hợp hiện trường: báo rò rỉ hay mất điện đến ngay kỹ thuật viên gần nhất kèm ảnh vị trí — anh ta di chuyển không chờ vòng email. Khoản phải thu ghi từng đồng chi cho cơ sở: phụ tùng, hợp đồng vệ sinh, bảo trì ngoài và việc khẩn — mọi chi gắn với cơ sở của nó, để ở “Chi phí” hiện rõ tòa nhà nào đang ngốn ngân sách và hợp đồng ngoài nào không đáng gia hạn.

Giám đốc cơ sở phân chia công việc, duyệt đóng các sự cố lớn và xem “Chi phí” hằng tháng; giám sát viên kỹ thuật nhận sự cố, phân loại và giao cho kỹ thuật viên; kỹ thuật viên thực hiện và cập nhật thẻ từ hiện trường; điều phối viên dịch vụ điều hành thẻ “Dịch vụ hằng ngày” và đảm bảo nhà thầu tuân thủ. Báo cáo của nhân viên bắt đầu trong Trò chuyện và trở thành thẻ chính thức mà chính người báo theo dõi đến khi đóng — không sự cố nào lạc giữa WhatsApp và điện thoại.