这套系统里的工作如何运转？
每张供应商发票一到手就在“发票”列录卡并附材料，随即进入“三单匹配”列：发票、采购订单、收货单三方核对——数量或单价有任何出入，卡片就地冻结，直到与供应商或采购查清。干净匹配后进入“审批”列由财务负责人签批，再到“排款”列，按到期日、供应商优先级与资金状况编入付款计划；执行转账后带转账流水号进入“已付款”列；最终汇总进“报告”列，呈现应付余额、账龄与已捕获的早付折扣。
款项登记每家供应商的往来：发票获批时记应付，付款执行时记冲销，任何已获折扣或预付款即时反映在该供应商余额里。任何谈判或新订单前，团队对每个供应商的账目一清二楚，不用翻台账、找散件。
聊天服务快速协同：采购问数量差异、出纳提醒流动性紧张需要重排付款、答复供应商的发票进度询问——因为状态就在看板上，答复可以精准。工作从收票匹配的应付会计，到确认匹配的复核员，到财务负责人审批，再到出纳按“排款”日期执行。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
应付会计
把收到的发票录卡，在“三单匹配”列执行核对，把差异提给采购或供应商直到解决。
复核员
检查匹配与单据后再把卡片送上“审批”列，并确认应享的早付折扣已被捕获。
财务负责人
在“审批”列签批付款，在“排款”列按每周资金计划平衡付款节奏。
出纳
按期执行已排款转账，连同银行流水号记入款项，并把卡片移入“已付款”列。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用