这套系统里的工作如何运转？
每场活动以卡片进入“简报”列：活动性质、宾客人数、预算、所需接待规格和任何礼宾要求。在“接待设计”列搭建完整的接待体验——饮品、传统茶点、甜品、上餐方式和团队着装——由客户在卡片上书面确认。然后进入“准备”列：从仓库清点设备和耗材清单、指派团队和督导；活动当天卡片在“执行”列管理现场接待直到落幕；随后在“评价”列记录客户满意度，并在“开票”列结清款项。
活动当天的聊天连接现场与仓库：宾客超出确认人数、客户临时提出礼宾要求、耗材短缺立即补送——在任何人察觉之前解决。公告属于活动总监：本周活动及人员与督导分配、接待套餐更新、公司统一的着装与礼宾规范。
应收应付管理客户定金和活动尾款、每场活动的临时人员工资、计入各场活动的耗材采购——每场活动的盈利单独可见，不必等月底；老板由此知道哪类活动值得聚焦。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
活动总监
承接并洽谈大型活动，与客户确认接待设计，通过公告分派人员，开票后复盘每场活动的盈利。
简报与客户协调员
接收并精确记录客户“简报”，跟进设计确认，直到活动当天都是与客户之间的联络人。
接待督导
活动当天在“执行”列带领团队，管理现场礼宾，与仓库通过聊天处理突发。
筹备与仓库管理员
在“准备”列按每场活动的清单备好设备和耗材，活动后接收并核对归还物品，随时更新仓库库存。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 公告 — 管理层的官方声音——传达到每个人的通告与提醒
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
欢迎公告: «欢迎使用活动接待系统»
我们的每场活动都是一张卡片，从“简报”到“开票”：确认的接待设计、筹备清单和人员分配全部记录在卡片上。活动当天，聊天是现场与仓库之间的热线，人员分配在公告中发布。请先登记本月的活动。