这套系统里的工作如何运转？
每笔采购需求以卡片进入「申请」列，登记品名、数量、技术规格、申请部门和需求日期。采购专员认领卡片并移入「报价」列，向至少三家供应商询价，报价作为附件挂在卡片上并附简明对比表。报价齐后卡片进入「审批」列，采购经理权衡价格、质量与履约能力，批准最合适的报价；随后转入「采购」列开具采购订单并发给供应商。货物到达后进入「收货」列，随附收货单与验收记录；再进入「付款」列，财务在采购订单、收货单、发票三单匹配后付款；最后卡片归入「供应商评估」列，对本次交易中供应商的表现打分。
聊天是日常协调通道：采购专员对某部门申请中含糊的规格提问，或与供应商快速确认交期。而影响深远的供应商选择决策不留在聊天里，要沉淀到论坛——尤其是大额采购，任何事后审查者都必须看清：为什么选了这家而不是别家。
论坛的版块用于供应商评估和审批决策留痕：每家供应商有一个长期帖，逐单累积团队对其的评价，集体经验由此成为机构记忆，不因员工离职而流失。款项模块以保密方式管理与供应商的资金往来：预付款和每家供应商的剩余应付款仅授权人员可见，任何支付前都与「付款」卡片核对。
信息流清晰明确：申请部门提交申请后不介入谈判；采购专员把卡片一路管到「采购」；收货协调员登记到货；财务在「付款」列收尾。采购经理每周通览整块看板：在「报价」滞留超一周的卡片、未审批的申请、逾期的供应商——一切决策基于一块看板，而不是零散的汇报。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
采购经理
在「审批」列批准报价，每周巡板查找停滞申请，督导论坛中的供应商评估。
采购专员
把卡片从「申请」管到「采购」：向部门澄清规格、收集报价并挂附件、与供应商谈判、开具采购订单。
收货协调员
在「收货」列登记到货，出具收货单并做数量与质量验收，短缺或破损立即上报采购专员。
财务
付款前核对发票、采购订单与收货单三单匹配，把每家供应商的预付与尾款登记在款项中。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 论坛 — 在有序版块中留痕的讨论——决策与知识永不丢失
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用
论坛版块 (4)
- 供应商评估每家供应商的长期帖，逐单累积其交期、质量与价格评价。
- 审批决策留痕大额采购中选定某家报价的理由留档——为什么是它、依据什么标准。
- 供货实录供货中的问题、延迟、短缺及其处理经过——与任何老供应商再合作前必先查阅。
- 采购流程优化团队自己对申请、审批、收货环节的改进建议。
«本系统工作规则» — 已在论坛置顶
1. 不允许体外采购：任何申请无论金额大小都登记成「申请」卡片。 2. 未附三家报价、或未写明少于三家的书面理由，不得转入「审批」。 3. 大额采购的供应商选择理由沉淀在论坛——聊天只用于快速协调。 4. 未三单匹配（采购订单、收货单、发票）不得付款，付款即刻登记款项。 5. 每家供应商都先在「供应商评估」列和论坛帖完成评价，才能关闭卡片。