这套系统里的工作如何运转？
每一项服务需求——定期维保、保洁、咨询、外包工程——以卡片进入「申请」列，申请部门在其中写清工作范围、实施地点和预计工期。服务采购专员把卡片移入「报价」列，向服务商收集报价，对比不止看价格，还看经验、团队配置和工期。选定后进入「合同」列，写清工作范围、服务水平和付款条件并签署；随后进入「执行」列，服务期间在卡片上定期留痕跟进。工作完成后进入「验收」列，由受益部门实地查验并签署验收单；再进入「评价」列记录服务商表现；最后在「结算」列支付款项。
聊天协调日常执行：维保团队到场时间、服务商对现场准备的询问、受益部门对执行中短板的反馈。凡影响验收或付款的意见，记录在卡片上，而不是留在对话里。
款项管理服务资金：签约预付款、按执行阶段支付的进度款、验收前暂扣的尾款——全部记在服务商名下，付款前与验收单核对。没有受益部门签字的「验收」卡片，绝不支付尾款。
服务采购专员把卡片从「申请」管到「合同」；受益部门跟进「执行」、记录意见，实地查验后才签「验收」，不凭信任放行。「评价」列累积起服务商档案：下次邀谁报价、把谁排除；财务在「结算」列只凭齐全的单据付款。
谁负责什么？
这套系统中的运营角色，以及每个角色在日常工作中的职责——可以原样指派给你的团队，也可以按你们的实际情况调整。
服务采购专员
把卡片从「申请」管到「合同」：收集并对比报价，起草工作范围与服务水平条款。
受益部门代表
在「申请」中界定需求范围，跟进「执行」并记录意见，实地查验后签署「验收」。
合同负责人
审核「合同」列的措辞，确保服务水平、付款条件与违约条款清晰无歧义。
财务
在「结算」列凭验收单核对后付款，把每笔支付登记到服务商名下的款项。
从第一天起就为你准备好什么？
系统单元
- 任务 — 带有工作流列和执行卡片的看板
- 聊天 — 团队快速日常协调频道
- 款项 — 严格保密的内部资金——应收款项、预支款与费用