نظام قسم أصول وعهد
فريق يتتبع أصول الشركة وعهدها — أجهزة ومعدات وأثاث ومركبات — من التسجيل إلى الإرجاع والجرد السنوي.
كل أصل بطاقة: تسجيل وعهدة وصيانة وإهلاك حتى الإرجاع، وجرد سنوي يطابق الدفاتر مع الواقع بلا مفقودات مجهولة.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
يدخل كل أصل جديد بطاقة في عمود «تسجيل» فور شرائه: نوعه ورقمه التسلسلي وقيمته وتاريخ الشراء وفترة إهلاكه. عند تسليمه لموظف أو قسم تنتقل البطاقة إلى «عهدة» موقعة من المستلم وموثقة عليها. خلال عمر الأصل تتحرك بطاقته إلى «صيانة» عند أي عطل أو صيانة دورية مع فواتيرها، وتُحدَّث قيمته الدفترية دورياً في «إهلاك» وفق السياسة المعتمدة. عند انتهاء حاجة المستخدم أو تركه العمل تنتقل البطاقة إلى «إرجاع» حيث يُفحَص الأصل ويُستعاد ويُقرَّر مصيره — إعادة تسليم أو استبدال أو إتلاف — وتُجمَع كل البطاقات سنوياً في «جرد سنوي» حيث تُطابَق السجلات مع الفحص الميداني وتُوثَّق الفروقات ومعالجتها.
الدردشة تنسق الحركة اليومية: طلب عهدة جديدة لموظف منضم، تبليغ عن عطل يستدعي نقل البطاقة إلى «صيانة»، أو تنسيق استلام عهدة موظف منتهية خدمته قبل إخلاء طرفه — لا يُخلى طرف أي موظف إلا وبطاقات عهده في «إرجاع» مكتملة.
المستحقات تسجل البعد المالي لكل أصل بخصوصية: قيمة الشراء والإهلاك المتراكم والقيمة الدفترية الحالية، وتكاليف الصيانة على بطاقة الأصل. عند الجرد أو بيع أصل أو إتلافه تُقيَّد المعاملة فوراً، فتبقى القيمة الدفترية في النظام مطابقة للواقع، ويعرف الفريق كلفة كل قسم من الأصول والصيانة عند أي قرار تجديد.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مسؤول الأصول
يسجل الأصول الجديدة بطاقات في «تسجيل»، يدير تسليم العهد واستعادتها، يحدّث قيود الإهلاك في المستحقات، ويقود الجرد السنوي.
مستخدم العهدة
يستلم العهدة بتوقيع موثق على البطاقة، يبلغ عن الأعطال فوراً عبر الدردشة، ويعيد العهدة عند انتهاء حاجته أو خدمته.
منسق الصيانة
يستلم بطاقات «صيانة» وينفذ الإصلاح أو الصيانة الدورية، ويرفق الفواتير وتقارير الفحص على البطاقة قبل إعادتها للخدمة.
المراجع المالي
يطابق سجلات الأصول مع القيود في «إهلاك» و«جرد سنوي»، ويوثق فروقات الجرد ومعالجتها قبل اعتمادها.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.