نظام قسم فعاليات الشركة
فريق ينظم فعاليات الشركة الداخلية والخارجية من البريف حتى تسوية التكلفة.
كل فعالية بطاقة واحدة: بريف وتجهيز وموردون وتنفيذ وتقييم وتكلفة — لا تفصيلة تضيع.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل فعالية تبدأ بطاقة في عمود «بريف» يكتبها مدير الفعاليات: الهدف والحضور المتوقع والميزانية والتاريخ والمكان. تنتقل إلى «تجهيز» حيث يعمل المنسقون على قوائم التحقق: الحجز والتصاريح والتجهيزات التقنية والضيافة، ثم إلى «موردون» لمتابعة التعاقدات والتسليمات ومواعيدها على البطاقة. يوم الفعالية تتحرك البطاقة إلى «تنفيذ» وتُدار منها قائمة التشغيل الميدانية، وبعدها «تقييم» لجمع رضا الحضور وملاحظات الفريق، وتُغلق في «تكلفة» بمطابقة المصروف الفعلي مع الميزانية المعتمدة.
الدردشة قناة التنسيق الميداني لحظة التنفيذ — تأخر مورد أو تعديل في جدول الفقرات يصل الفريق كله فوراً. الإعلانات تصل بقية الموظفين: دعوات الفعاليات الداخلية والتذكيرات وتعليمات الحضور تصدر من هنا لا من رسائل متفرقة.
المستحقات تدير مال الفعاليات بخصوصية: مستحقات كل مورد ودفعاته، ومصروفات الفعالية البند بند، والمتبقي من ميزانيتها. عند وصول البطاقة إلى «تكلفة» تكون الأرقام جاهزة للمطابقة والإغلاق بدل جمع الفواتير بعد انتهاء الفعالية بأسابيع.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدير الفعاليات
يكتب بريف كل فعالية ويعتمد ميزانيتها، ويراجع التقييم بعد التنفيذ ويصادق على إغلاق التكلفة النهائية.
منسق الفعاليات
يدير بطاقة «تجهيز» بقوائم التحقق من الحجز والتصاريح والتجهيزات، ويقود التنفيذ الميداني يوم الفعالية.
منسق الموردين
يستقبل عروض الموردين ويتابع التعاقد والتسليم في عمود «موردون»، ويسجل مستحقاتهم ودفعاتهم في المستحقات.
مسؤول التقارير والتكلفة
يجمع أرقام الحضور والرضا في «تقييم»، ويطابق الفواتير مع الميزانية في «تكلفة» قبل إغلاق البطاقة.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام فعاليات الشركة»
كل فعالية من اليوم تُدار هنا: بطاقة تتحرك من «بريف» إلى «تكلفة»، والتنسيق الميداني في الدردشة، ومستحقات الموردين في المستحقات. ابدأوا بإدخال الفعاليات القادمة بطاقات في عمود «بريف» مع تواريخها وميزانياتها، ودعوات الموظفين والتذكيرات ستصدر عبر الإعلانات من هذا النظام.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.