نظام قسم مصروفات موظفين

يقدم الموظف مطالبته فتُسجَّل بطاقة في عمود «مطالبة» مع الإيصالات ونوع المصروف وتاريخه، وتنتقل إلى «مراجعة سياسة» حيث يفحص محاسب المصروفات مطابقتها للسياسة: سقف الفئة، اكتمال الإيصالات، ارتباطها بمهمة عمل — الناقص يُعاد للموظف بملاحظة محددة على البطاقة لا شفهياً. بعد الفحص تنتقل إلى «اعتماد» عند المدير المعتمد للمبلغ حسب صلاحيته، ثم إلى «صرف» حيث يُنفَّذ التحويل أو الصرف النقدي ويُرفَق سنده، ف«أرشيف» حيث تُحفَظ المستندات مرتبة، ويلخص «تقرير» الشهري المصروفات حسب النوع والقسم وأكثر الفئات استهلاكاً للسياسة.

المستحقات قلب هذا النظام: لكل موظف حساب مصروفات تُسجَّل فيه مطالباته المعتمدة وما صُرف له وما رُفض وسبب الرفض، بخصوصية — الموظف يرى قيوده ومديره يرى مجموع فريقه. تختفي بذلك أسئلة «وين وصلت مطالبتي» لأن الحالة ظاهرة على اللوحة والأثر المالي مسجل.

يتدفق العمل من الموظف صاحب المطالبة، إلى محاسب المصروفات الذي يفحص السياسة، إلى المدير المعتمد الذي يقرر في «اعتماد»، إلى أمين الصندوق أو المحاسب المنفذ للصرف، ثم تُؤرشَف البطاقة وتدخل التقرير الشهري الذي يكشف للإدارة أنماط الصرف وثغرات السياسة.