نظام شركة ضيافة فعاليات
شركة ضيافة تخدم المؤتمرات وأفراح الشركات بطواقم ومعدات متنقلة.
من بريف العميل إلى تصميم الضيافة والتجهيز والتنفيذ في الموقع حتى التقييم والفوترة.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل فعالية تبدأ بطاقة في عمود «بريف»: طبيعة المناسبة وعدد الضيوف والميزانية ومستوى الضيافة المطلوب وأي اشتراطات بروتوكولية. في «تصميم ضيافة» تُبنى تجربة الضيافة كاملة — المشروبات والضيافة العربية والحلويات وطريقة التقديم وزي الطاقم — وتُعتمد من العميل كتابةً على البطاقة. ثم «تجهيز»: قوائم المعدات والمستهلكات من المستودع وتعيين الطاقم والمشرف، ويوم الفعالية تعيش البطاقة في «تنفيذ» بإدارة الضيافة في الموقع حتى الختام، ثم يوثَّق رضا العميل في «تقييم» وتُستكمل الذمة في «فوترة».
الدردشة يوم الفعالية تربط الموقع بالمستودع: زيادة ضيوف عن العدد المؤكد، طلب بروتوكولي طارئ من العميل، أو نقص مستهلكات يُرسل فوراً قبل أن يلاحظه أحد. الإعلانات لمدير الفعاليات: فعاليات الأسبوع وتوزيع الطواقم والمشرفين عليها، تحديثات باقات الضيافة، وتعليمات الزي والبروتوكول المعتمدة لدى الشركة.
المستحقات تدير عربون العميل والمبالغ المتبقية بعد الفعالية، وأجور الطاقم المؤقت لكل فعالية، ومشتريات المستهلكات المنسوبة لكل مناسبة — فتظهر ربحية كل فعالية منفصلة قبل إقفال الشهر، ويعرف المالك أي أنواع الفعاليات يستحق التركيز عليها.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدير الفعاليات
يستلم الفعاليات الكبيرة ويفاوض عليها، يعتمد تصاميم الضيافة مع العملاء، يوزع الطواقم عبر الإعلانات، ويراجع ربحية كل فعالية بعد فوترتها.
منسق البريف والعملاء
يستلم «بريف» العميل ويوثقه بدقة على البطاقة، يتابع اعتماد التصميم، ويبقى حلقة الوصل مع العميل حتى يوم الفعالية.
مشرفو الضيافة
يقودون الطاقم في «تنفيذ» يوم الفعالية، يديرون البروتوكول في الموقع، ويعالجون الطوارئ بالتنسيق مع المستودع عبر الدردشة.
مسؤول التجهيز والمستودع
يجهز المعدات والمستهلكات في «تجهيز» حسب قائمة كل فعالية، يستلم المرتجعات بعدها ويطابقها، ويحدث أرصدة المستودع أولاً بأول.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام ضيافة الفعاليات»
كل فعالية عندنا بطاقة من «بريف» حتى «فوترة»: تصميم الضيافة المعتمد وقوائم التجهيز وتوزيع الطاقم كلها موثقة عليها. يوم الفعالية تكون الدردشة خطاً ساخناً بين الموقع والمستودع، وتوزيع الطواقم يُعلن هنا. ابدأوا بتسجيل فعاليات هذا الشهر.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.