نظام قسم استيراد وتخليص

كل عملية استيراد تبدأ بطاقة في عمود «طلب» تُسجَّل فيها بيانات المورد الأجنبي والأصناف وقيمة الشحنة وطريقة الشحن، ثم تنتقل إلى «شحنة» عند إقلاع البضاعة مع رقم البوليصة وموعد الوصول المتوقع. في «مستندات» يجمع منسق الاستيراد الوثائق المطلوبة — الفاتورة التجارية، شهادة المنشأ، قائمة التعبئة، شهادات المطابقة — ويتحقق من اكتمالها قبل وصول الشحنة، لأن مستنداً ناقصاً يعني أرضيات وغرامات. عند الوصول تنتقل البطاقة إلى «تخليص» حيث يباشر المخلّص إجراءات الجمركة والفسح، ثم «استلام» عند خروج الشحنة إلى المستودع، وأخيراً «تقرير تكلفة» حيث تُجمَّع كل المصاريف لتكلفة الاستيراد الحقيقية للصنف.

الدردشة تعمل على مدار رحلة الشحنة: تنسيق مع وكيل الشحن حول موعد الوصول، استفسار عاجل للمورد عن مستند متأخر، أو متابعة مع المخلّص عن سبب توقف في الجمرك. كل تحديث جوهري يُسجَّل أيضاً على البطاقة حتى تبقى الرحلة موثقة للمراجعة اللاحقة.

المستحقات تدير مصاريف الاستيراد بخصوصية: الرسوم الجمركية وأجور التخليص والنقل والتخزين وقيمة البضاعة تُسجَّل على كل شحنة أولاً بأول، فيعرف منسق الاستيراد والمالية التكلفة المتراكمة لكل بطاقة قبل إغلاقها في «تقرير تكلفة» — وهذه التكلفة الحقيقية هي ما تعتمده إدارة التسعير لاحقاً.

منسق الاستيراد يملك البطاقة من «طلب» حتى «مستندات» ولا ينقلها إلى «تخليص» إلا باكتمال الوثائق، والمخلّص يستلمها هناك ويوثق مراحل الفسح والرسوم، وأمين المستودع يؤكد «الاستلام» بمطابقة الكميات، والمالية تراجع «تقرير تكلفة» وتقارنه بما سُجِّل في المستحقات. أي شحنة تتجاوز موعد وصولها بأسبوع تظهر فوراً في مراجعة اللوحة الأسبوعية.