نظام قسم مخازن الشركة

كل شحنة واردة تدخل بطاقة في عمود «استلام» تُسجَّل فيها بيانات المورد ورقم أمر الشراء ومحضر الاستلام، ثم تنتقل إلى «فحص» حيث يتحقق الفاحص من الكمية والجودة والمطابقة للمواصفات ويوثق النتيجة على البطاقة — مقبول أو مرفوض مع السبب. المقبول ينتقل إلى «تخزين» مع تحديد موقع التخزين (الرف والممر) في وصف البطاقة، وطلبات الصرف من الأقسام تُدار ببطاقات في عمود «صرف» تُسجَّل فيها الجهة الطالبة والكمية والغرض، وتبقى بطاقات الجرد الدوري في «جرد» حتى اكتمال المطابقة، وأخيراً تُغلق في «تقرير» بملخص الحركة.

الدردشة هي قناة التنسيق السريع مع الأقسام: استفسار عن رصيد صنف قبل رفع طلب صرف، أو إشعار بصرف عاجل يحتاج موافقة استثنائية، أو تنسيق موعد جرد مع مندوب القسم. لا قرارات في الدردشة — أي تسوية مخزنية أو شطب تالف يُوثَّق على بطاقة الجرد نفسها.

المستحقات تدير العهد الشخصية بخصوصية: كل ما يُصرف لموظف بعهد شخصية (أدوات، أجهزة، زي عمل) يُسجَّل عليه في المستحقات، فيعرف أمين المخزن والموظف نفسه ما في عهدته بالضبط، وتُسدَّد عند الإرجاع أو نهاية الخدمة. كذلك تُسجَّل قيم التالف المشطوب بعد الجرد لتبقى مسؤولية التلف واضحة.

أمين المخزن يفتح اللوحة صباحاً فيرى الشحنات المتوقعة في «استلام» وطلبات الصرف المعلقة، ومخصصو الصرف ينفذون الطلبات ويحركون البطاقات، والفاحص لا يمرر إلا المطابق. الجرد الدوري يُخطط له ببطاقة قبل أسبوع، ويُنفَّذ بمشاركة مندوب من القسم المعني، وأي فرق بين الدفتر والفعلي يُوثَّق على البطاقة ويُعالج قبل الإغلاق في «تقرير».