نظام قسم عقود موردين

كل عقد مورد يدخل النظام بطاقة في عمود «عقد» يُرفق عليها نص العقد الموقع وبيانات المورد وقيمة العقد ومدته، ثم تنتقل إلى «شروط» حيث تُستخرج الالتزامات الجوهرية — مستويات الخدمة، غرامات التأخير، مواعيد التسليم — وتُسجَّل مهام متابعة على البطاقة بتواريخ استحقاق. بعدها تستقر البطاقة في «أداء» طوال مدة العقد: كل مخالفة شرط أو التزام منفذ يُوثَّق عليها بتاريخه. قبل نهاية العقد بتسعين يوماً تنتقل البطاقة إلى «تجديد» للتفاوض على التمديد، أو إلى «استبدال» إذا قررنا فتح المنافسة من جديد، وأخيراً تُغلق في «تقرير» بتقييم شامل للعقد والمورد.

الدردشة للتنسيق السريع بين مسؤول العقود والمشتريات والقانونية: استفسار عن تفسير بند، أو تنبيه بقرب موعد تجديد، أو تنسيق اجتماع مع مورد مخالف. القرارات — كتفعيل غرامة أو إعفاء منها — تُوثَّق على بطاقة العقد نفسها مع مبررها حتى لا تضيع في المحادثات.

المستحقات تتابع المال المرتبط بالعقود: الدفعات المقدمة عند التوقيع، الدفعات الدورية المستحقة على المورد، والغرامات المفروضة عليه تُسجَّل دائناً للشركة. لا يطلع عليها إلا مسؤول العقود والمالية، فتبقى الصورة المالية لكل عقد محدثة دون الرجوع لملفات منفصلة.

مسؤول العقود يفتح عمود «أداء» أسبوعياً فيراجع ما استحق من التزامات، والقانونية تُراجع بطاقات «شروط» الجديدة وتصادق على استخراج الالتزامات، والمشتريات تستعد لبطاقات «استبدال» قبل وقت كاف لطرح المنافسة البديلة. هكذا لا يتجدد عقد ضعيف الأداء تلقائياً، ولا ينتهي عقد مهم دون بديل جاهز.