نظام قسم مشتريات تقنية
فريق يشتري أجهزة وتراخيص وخدمات تقنية للشركة ويتابع جردها وتجديد اشتراكاتها.
من طلب الشراء إلى الاستلام والجرد، مع متابعة تجديد التراخيص قبل انتهائها ومصروفات موثقة.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
يبدأ كل شراء بطاقة في «طلب» تُسجَّل فيها حاجة الجهة الطالبة والمواصفات المطلوبة والكمية والمبرر. تنتقل البطاقة إلى «عروض» حيث يجمع مسؤول المشتريات عروض الموردين ويقارنها فنياً وسعرياً على البطاقة نفسها، ثم إلى «اعتماد» لموافقة مدير القسم والمالية. بعد الاعتماد تنتقل إلى «شراء» لإصدار أمر الشراء ومتابعة التوريد، ف«استلام» حيث يُفحص المورَّد ويُطابَق مع الطلب ويُسلَّم للجهة المستفيدة. الأجهزة والتراخيص المستلمة تُسجَّل في «جرد» لتعرف الشركة ما تملكه وأين كل قطعة، والاشتراكات والتراخيص تُتابع في «تجديد» بتواريخ انتهائها حتى لا تنقطع خدمة فجأة.
الدردشة للتنسيق السريع: استفسارات التوفر والمواصفات مع الجهات الطالبة، ومتابعة مواعيد التسليم، وتنسيق الاستلام والمطابقة. المستحقات هي دفتر القسم المالي: قيمة كل عرض وأمر شراء وفاتورة اشتراك تُسجَّل على بطاقتها بخصوصية، فيعرف القسم التزاماته القادمة ومصروفات التراخيص السنوية دون الرجوع إلى دفاتر المالية أو انتظار كشوفاتها.
الجهة الطالبة ترفع حاجتها موثقة، ومسؤول المشتريات يجمع العروض ويرفع توصيته، ومدير القسم يعتمد المواصفات الفنية قبل عرضها على المالية. بعد الاستلام يحدث المسؤول الجرد أولاً بأول، وتنبيهات «تجديد» تسبق انتهاء التراخيص بوقت كافٍ لطلب اعتماد جديد، فلا تتوقف خدمة ولا يُدفع غرامة تأخير.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مسؤول المشتريات التقنية
يستقبل الطلبات ويجمع العروض ويقارنها فنياً وسعرياً، ويتابع أوامر الشراء والتوريد حتى الاستلام، ويحدث الجرد وتواريخ التجديد.
مدير تقنية المعلومات
يعتمد المواصفات الفنية والتوصيات قبل العرض على المالية، ويراجع عمود «تجديد» شهرياً لضمان عدم انقطاع أي خدمة.
منسق مالي
يراجع مطابقة الفواتير للطلبات المعتمدة، ويتابع الالتزامات المسجلة في المستحقات وجدولة صرفها.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.