نظام مكتب التوثيق والكتابة العدلية
مكاتب التوثيق والكتابة العدلية بمعاملات عقود ووكالات وإفراغات يومية.
معاملة التوثيق من حجز الموعد إلى الأرشفة، بتحقق منضبط ورسوم يومية مسجلة أولاً بأول.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل معاملة بطاقة تبدأ في «حجز موعد» ببيانات المتعاملين ونوع المعاملة — عقد أو وكالة أو إفراغ — وموعد الحضور والمستندات المطلوب إحضارها، ثم تنتقل إلى «تحقق» عند الحضور للتحقق من الهويات والأهلية واكتمال المستندات. في «صياغة» يكتب الكاتب نص العقد أو الوكالة بما يوافق إرادة الأطراف وأحكام النظام ويعرضه عليهم، ثم «توثيق» حيث يجري الموثّق الرئيسي الإقرار والتوقيع وإصدار الصك، وأخيراً «تسليم وأرشفة» بتسليم المتعاملين نسخهم وحفظ السجل برقم مرجعي.
الدردشة تنسّق يوم العمل: تأكيد موعد مع متعامل، أو تنبيه كاتب إلى وصول طرف متأخر، أو طلب مستند ناقص قبل الموعد حتى لا يحضر المتعامل بلا فائدة. الإعلانات تنشر للمتعاملين مواعيد الدوام والتنبيهات الرسمية — كتعليمات وزارة العدل المستجدة على إجراءات التوثيق أو متطلبات الإفراغ الإلكتروني — حتى يحضر المتعامل بمستندات مكتملة من أول زيارة.
المستحقات تسجل رسوم كل معاملة يومياً وتفصل بين الرسوم النظامية وأتعاب المكتب، فيعرف الموثّق الرئيسي إيراد اليوم والشهر بدقة ودون جرد يدوي. الكتبة يحركون البطاقات بين الأعمدة مع كل متعامل، والموثّق يراجع قائمة «توثيق» قبل كل جلسة ولا يختم معاملة إلا بعد اكتمال التحقق والصياغة على بطاقتها — فخاتمته مسؤولية نظامية لا يحملها اجتهاد لحظة.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
الموثّق الرئيسي
يجري الإقرار والتوثيق في عمود «توثيق»، ويعتمد صياغات العقود غير المعتادة، ويراجع سجل اليوم قبل إقفاله.
كتبة التوثيق
يتحققون من الهويات والمستندات في «تحقق»، ويصيغون العقود والوكالات، ويحركون البطاقات بين الأعمدة مع كل معاملة.
منسق المواعيد
يدير جدول «حجز موعد» ويؤكد الحضور مع المتعاملين ويبلغهم بالمستندات المطلوبة، ويتولى التسليم والأرشفة بعد إتمام التوثيق.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام التوثيق»
من اليوم كل معاملة بطاقة تتحرك من حجز الموعد حتى التسليم والأرشفة، وكل رسوم تُسجَّل في المستحقات يومها. ابدأوا بتسجيل مواعيد هذا الأسبوع بطاقات في جدول الحجز، وانشروا في الإعلانات متطلبات المستندات لكل نوع معاملة ليطلع عليها المتعاملون قبل الحضور.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.