نظام مكتب العلاقات العامة والإعلام
مكاتب العلاقات العامة والإعلام التي تدير السمعة الإعلامية لعملائها بعقود شهرية.
خطة إعلامية حية لكل عميل من الرصد إلى التقرير الشهري، بغرفة أزمات موثقة وتغطيات مثبتة بروابطها.
بلا بطاقة ائتمانية — يُجهَّز مشروعك بالنظام كاملاً خلال دقيقة
هذه لوحة النظام كما ستصلك: أعمدة سير عمل، وبطاقات بداية توضّح أولى الخطوات
كيف يجري العمل في هذا النظام؟
كل عميل له خطة إعلامية تجري على اللوحة: تبدأ البطاقات في «رصد» بمتابعة أخبار القطاع وما يُنشر عن العميل ومنافسيه والفرص الصحفية المتاحة، ثم تنتقل القصص الصالحة إلى «إعداد» حيث يكتب الكتاب البيانات الصحفية والمقالات والمحتوى. بعد اعتماد مدير الحساب والعميل تنتقل البطاقة إلى «نشر» للإرسال للصحفيين والمنصات، فـ«تغطية» لتوثيق ما نُشر فعلاً بروابطه ولقطاته، وأخيراً تتجمع حصيلة الشهر في «تقرير شهري» يقيس الوصول والأثر ويُقدَّم للعميل.
المنتدى هو غرفة إدارة الأزمات: أي خبر سلبي عن عميل يُفتح له موضوع فوري يوثق الموقف والرد المعتمد ومن يتكلم باسم العميل وما قيل وما نتج — فلا يجري الارتجال في الدردشة وقت الضغط، ويبقى الدرس محفوظاً للأزمة القادمة. الدردشة تبقى للتنسيق السريع: صحفي يطلب رداً الآن، أو تعديل عاجل على بيان قبل إرساله بدقائق.
الإعلانات تنقل للفريق ما يهم كل العملاء: تغيّر سياسات منصة إعلامية كبرى، أو موسم وطني قادم يستوجب تجهيز المحتوى مبكراً، أو تعميم رسمي بسياسة النشر في الحسابات. المستحقات تسجل العقود الشهرية للعملاء وتجديداتها ومصروفات النشر المدفوع، فيعرف مدير الحساب قيمة كل عقد ويقابله بما يقدمه شهرياً في التقرير — فالتجديد يُبنى على أثر موثق لا على انطباع.
من يعمل بماذا؟
الأدوار التشغيلية في هذا النظام ومسؤولية كل دور في سير العمل اليومي — عيّنها لفريقك كما هي أو عدّلها على طبيعتكم.
مدير الحساب
يملك العلاقة مع العميل، يعتمد البيانات والمحتوى قبل النشر، ويقود مواضيع الأزمات في المنتدى، ويقدّم التقرير الشهري ويقود التجديد.
الكتاب
يصيغون البيانات الصحفية والمقالات والمحتوى في «إعداد»، ويلتقطون الفرص الصحفية من عمود «رصد» ويحولونها قصصاً قابلة للنشر.
منسقو التوزيع
يديرون قوائم الصحفيين والمنصات، ويرسلون المواد في «نشر»، ويوثقون التغطيات بروابطها ولقطاتها في «تغطية» فور ظهورها.
ما الذي يُجهَّز لك من أول يوم؟
وحدات النظام
- المهام — لوحة كانبان بأعمدة سير العمل وبطاقات التنفيذ والمتابعة
- الدردشة — قناة التنسيق اليومي السريع بين أعضاء الفريق
- المنتدى — نقاشات موثقة بأقسام منظمة — قرارات ومعرفة لا تضيع
- الإعلانات — صوت الإدارة الرسمي — تعميمات وتنبيهات تصل الجميع
- المستحقات — المال الداخلي بخصوصية صارمة — مستحقات وسلف ومصروفات
أقسام المنتدى (4)
- إدارة الأزماتموضوع فوري لكل أزمة يوثق الموقف والرد المعتمد والمتحدث الرسمي والنتيجة — سجل يُرجع إليه.
- زوايا وقصص صحفيةأفكار قصص قابلة للنشر لكل عميل مع توقيتها المناسب والصحفي الأنسب لها.
- قاعدة الإعلاميينملاحظات الفريق عن الصحفيين والمنصات وتفضيلاتهم وتجاوبهم — تُحدَّث بعد كل نشر.
- تقارير ونتائج سابقةأبرز النتائج والدروس من التقارير الشهرية الماضية — تُبنى عليها الخطط القادمة.
«قواعد العمل في هذا النظام» — مثبّت في المنتدى
١) لا مادة تُنشر خارج النظام: كل بيان أو محتوى بطاقة تمر بالإعداد والاعتماد قبل النشر. ٢) الأزمات تُفتح لها مواضيع فورية في قسم «إدارة الأزمات» — ممنوع إدارتها في الدردشة. ٣) كل تغطية تُوثَّق برابطها ولقطتها في «تغطية» يوم ظهورها. ٤) لا يرسل للصحفيين إلا ما اعتمده مدير الحساب والعميل على البطاقة. ٥) العقود الشهرية ومصروفات النشر تُسجَّل في المستحقات أولاً بأول.
إعلان ترحيبي: «أهلاً بكم في نظام العلاقات العامة»
من اليوم خطط عملائنا تجري على اللوحة من الرصد إلى التقرير الشهري، وكل أزمة تُدار في موضوع موثق بالمنتدى لا في الدردشة. ابدأوا برصد أخبار عملائكم ومنافسيهم اليوم، ومن لديه سؤال عن آلية العمل يجدها في موضوع «قواعد العمل» المثبّت في المنتدى.
أنظمة قريبة من هذا
جاهز؟ مشروعك الأول يبعد عنك دقيقتين
أنشئ مساحة عملك المجانية الآن، وادعُ فريقك قبل نهاية اليوم.